Möchtest du vor dem Ready-To-Work-Seminar bereits mit der Einrichtung von APPRENTIO beginnen? Das geht natürlich auch, die ersten Schritte sind hier beschrieben.
Tipps für eine strukturierte Implementation von APPRENTIO und für eine gute Akzeptanz des neuen Tools bei Ausbildungsteams und Nachwuchskräften geben wir in diesem Video:
Folgende Vorbereitungen kannst du optional bereits vor dem Seminar treffen (abhängig davon, ob du eine Basis-, Pro- oder Premium-Lizenz für APPRENTIO erworben hast):
Zum Ablauf:
❒ Online: Gerne zeigen wir dir anhand deiner eigenen Daten alle Funktionen und Einstellungen von APPRENTIO. Hierfür benötigen wir die Berechtigung, in dem genutzten Konferenztool (z.B. MS Teams) deinen Bildschirm zu steuern. Bitte erkundige dich bei deiner IT, ob die Freigabe der Bildschirmsteuerung für externe Personen zulässig ist. Alternativ können wir dir APPRENTIO anhand einer Demo-Instanz vorstellen.
❒ Vor Ort: Wir benötigen Zugang zu eurem WLAN und einen ausreichend großen Bildschirm, um APPRENTIO zu präsentieren. Kaffee nehmen wir gerne, aber wir funktionieren auch ohne ;-)
❒ Teilnehmerkreis: Ausbildungskoordinator:innen, Planende und bei Bedarf Beteiligte aus IT oder HR.
Zu den Basis-Funktionen
❒ Planung: Admins und optional Ausbildungspersonen, die für eine oder mehrere Zielqualifikationen zuständig sind, können die Planung bearbeiten. Wir zeigen diesen Personen im Ready-To-Work-Seminar die Handhabung der Planung – bring sie also gerne mit.
❒ Nachrichten: Kläre intern, wie viele Tage vor einem neuen Einsatz Nachwuchskräfte und Ausbildungsteams über den bevorstehenden Wechsel per E-Mail benachrichtigt werden sollen. Überlege auch, wie lange vor und nach dem Einsatzende Ausbildungsteams an anstehende Beurteilungen erinnert werden sollen.
❒ Chat: Alle Benutzer können bei aktiviertem Chat unabhängig von ihrer Rolle miteinander chatten und Chatgruppen bilden – sowohl über die Smartphone-App als auch über die Desktop-Anwendung. Kläre intern, ob die Nutzung dieser Funktion gewünscht ist.
❒ Berechtigungen: Überlege, wie Ausbildungsteams ihren Zuständigkeitsbereichen zugeordnet und mit entsprechenden Rechten versehen werden können. Diese Bereiche können Stationen (Abteilungen, Module, Kurse usw.), Zielqualifikationen oder (frei festlegbare) Gruppen sein. So kann beispielsweise eine Unterscheidung von Ausbildungsbeauftragten (in den Abteilungen), Fachausbildenden (für bestimmte Zielqualifikationen) sowie bei Bedarf Lehrkräften, Projektbetreuenden usw. (für Gruppen) abgebildet werden. Wie passt das zu deinen Strukturen und Abläufen?
Zu den Pro-Funktionen
❒ Tätigkeitsnachweise: Die Funktion zum Führen von Berichtsheften über APPRENTIO kann separat aktiviert werden. Du kannst entscheiden, ob du diese Funktion von Anfang an nutzen oder später einführen möchtest.
❒ Beurteilungen: Falls nicht vorhanden, frage uns nach Beispiel-Beurteilungsvorlagen, die wir dir zum Testen und zur Nutzung in deiner Instanz bereitstellen können.
Zu den Premium-Funktionen
❒ Beurteilungen: Wenn du eigene Beurteilungsvorlagen in APPRENTIO nutzen möchtest, stimme diese bei Bedarf schon intern ab. Die abgestimmten Vorlagen kannst du uns an service@apprentio.de senden, damit wir sie in deine Instanz übernehmen können. Beachte bitte, dass die Nutzung eigener Formulare separat bestellt worden sein muss.
❒ Import:
Viele Daten, wie beispielsweise Personenstammdaten, Urlaubsplanung und sonstige Abwesenheiten, können aus anderen Systemen importiert werden. Prüfe, ob dies für dich in Frage kommt – wir beraten dich im Ready-To-Work-Seminar gerne dazu, und du ersparst dir doppelte Datenpflege. Dazu findest du auch Hinweise in den Ersten Schritten zur Einrichtung und hier.
❒ Single Sign-On: Überlege, ob du das sichere Login via Single Sign-On (SSO) für die Benutzer in deiner Organisation verwenden möchtest. Deine IT kann dies bereits einrichten.
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