Unter dem Menüpunkt Planung findet ihr eure Ausbildungsplanung im neuen Design - hier könnt ihr Abteilungseinsätze, Schulzeiten, Abwesenheiten oder Workshops und Exkursionen für eure Nachwuchskräfte in den Kalender eintragen, ändern und entfernen.
Kurzes Video zur Einstimmung gefällig?
Wenn ihr bereits auf das Online-Planungstool umgeschaltet seid, könnt ihr direkt loslegen. Arbeitet ihr mit dem Import aus dem Excel-Planungstool, findet ihr unter Planung eine Demo-Version. Die könnt ihr beliebig lange nutzen, um euch mit dem Tool vertraut zu machen. Näheres dazu findet ihr hier.
Zunächst: zwei Voreinstellungen
Werktage
Unter Einstellungen → Konfiguration → Werktage könnt ihr festlegen, welche Tage generell als Wochenende und welche als Werktage angezeigt werden. Ihr könnt also dort auch eine 7-Tage-Woche festlegen und dann jeweils in der Planung über die Teilzeiträume steuern, wann eine Nachwuchskraft ihre freien Tage hat.
Diese Festlegung könnt ihr auch ändern. Die Änderung wirkt sich nur für zukünftige Planungsvorgänge aus, die bereits geplanten Teilzeiträume bleiben also unverändert.
Ausbildungsorte
Bildet ihr in mehreren Niederlassungen oder Filialen aus, könnt ihr diese als Ausbildungsorte anlegen. Den entsprechenden Menüpunkt findet ihr unter Einstellungen. Diesen Ausbildungsorten könnt ihr Nachwuchskräfte zuordnen, die dort ausgebildet werden, das Ausbildungsteam und die zuständigen Administrator:innen der einzelnen Standorte. Ebenso ordnet ihr die Stationen einem oder mehreren Ausbildungsorten zu.
So legt ihr fest, dass Administratoren und Ausbildungspersonen nur auf die Informationen ihres Ausbildungsorts zugreifen können. Innerhalb des Standorts ist wiederum durch die Rolle und durch die Zuordnung zu Stationen, Qualifikationen und Gruppen festgelegt, wer welche Informationen sieht und bearbeiten kann.
Wichtig: Um Personen und Stationen für einen Standort anlegen und bearbeiten zu können, muss ein Administrator diesen Standorten zugeordnet sein. Und damit ihr eine Nachwuchskraft oder Ausbildungsperson unter Personen sehen könnt, muss sie ebenfalls einem Ausbildungsort zugeordnet sein. Was ihr tun könnt, wenn das nicht der Fall ist, steht hier.
Und jetzt kann es losgehen:
Navigation
Im rechten Abschnitt der Titelleiste könnt ihr in den Vollbildmodus umschalten, zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln und ein Datum direkt ansteuern. Unter Stationen findet ihr die Planung auf den unterschiedlichen Ebenen, und links davon seht ihr die Profil-Icons der gerade eingeloggten Planer:innen.
Ganz links oben könnt ihr zwischen Ansichts- und Bearbeitungsmodus wechseln. Darunter findet ihr eine User-Suche und könnt über das Filter-Symbol einen Bereich öffnen, um euch bestimmte Jahrgänge, Berufe oder Gruppen anzeigen zu lassen.
Um euch horizontal in der Planungsansicht zu bewegen, verwendet den Scrollbalken der Namensleiste. Alternativ könnt ihr mit gedrückter rechter Maustaste den Planungsbereich horizontal oder vertikal verschieben.
Wer sieht wen?
Die Planung wird im Ansichtsmodus geöffnet. Ausbildungspersonen ohne Planungsberechtigung haben nur diese zur Verfügung und sehen nur die Nachwuchskräfte in der Namensleiste, mit denen sie über Stationen, Qualifikationen oder Gruppen verbunden sind. Wie ihr das Ausbildungsteam für den Zugriff auf "ihre" Auszubildenden berechtigt, könnt ihr hier nachlesen.
Im Profil jeder Ausbildungsperson gibt es die Option kann Planung über die Online-Planung bearbeiten. Aktiviert diese, wenn auch Ausbilder:innen planen sollen.
Wenn ihr mit mehreren Ausbildungsorten plant, wirkt sich die Zuordnung dazu zusätzlich auf die Sichtbarkeit und Planungsberechtigung aus.
Wichtig: Nur Ausbildungspersonen, die für Qualifikationen oder Gruppen zuständig sind, können die Planung der Nachwuchskräfte in den entsprechenden Bereichen bearbeiten. Die Nachwuchskräfte, für die sie aufgrund der Zuordnung zu einer Station zuständig sind, sind in der Namensleiste links mit einem Schloss versehen. Hier wird also Planung angezeigt, kann aber nicht bearbeitet werden (mehr dazu hier).
Planungsebenen
Das Planen erfolgt auf mehreren Ebenen, die eine unterschiedliche Priorität haben.
Die Ebene Stationen enthält die Versetzungsplanung der beurteilungspflichtigen Abteilungseinsätze oder Ausbildungsmodule. Anhand dieser Planungsebene berechnet APPRENTIO die Beurteilungszeiträume und die aktuelle Station für die Erfassung der Tätigkeitsnachweise. Sie hat die niedrigste Priorität, wird also gegebenenfalls in der Ansicht Alle Ebenen von Planung auf anderen Ebenen überlagert.
Mit der nächsthöheren Priorität werden die Stationen mit Priorität geplant. Diese Ebene enthält Ausbildungsmodule, Workshops oder Einsätze in Teilbereichen der eigentlichen Station, die in den Einsatz- und Belegungsplänen angezeigt werden, aber den Beurteilungszeitraum in der Feinplanung nicht unterbrechen sollen.
Schule hat eine höhere Priorität als die Stationen mit Priorität, aber eine niedrigere als Urlaub. Die höchste Priorität hat die Ebene Abwesend.
So wird in den Einsatz- und Belegungsplänen und unter Alle Ebenen tagesgenau die Planung mit der höchsten Priorität angezeigt. Wenn ihr einen Planungseinzeitraum entfernt, erscheint in der Gesamtansicht die darunterliegende Ebene, es entstehen also keine Lücken, solange ihr auf der Feinplanungsebene keine Änderungen vornehmt.
Referenzzeile
Bei der Planung auf den verschiedenen Ebenen kannst du dir als Unterstützung eine Referenzzeile anzeigen lassen. Diese zusätzliche Zeile lässt sich entweder für alle Nachwuchskräfte gleichzeitig über das Symbol "Referenzzeilen einblenden" oder einzeln für jede Person via Pfeil anzeigen.
Planen
Ihr könnt Planung für einzelne Nachwuchskräfte ändern oder für mehrere gleichzeitig. Klickt dazu auf einen Namen oder in die Checkbox davor. Um mehrere Personen auszuwählen, könnt ihr mit gedrückter Shift-Taste die erste und letzte Person des gewünschten Bereichs anklicken oder einfach alle Personen, für die ihr eine gemeinsame Planung erstellen möchtet.
Wichtig: Gemeinsame Planung kann nur für Personen erstellt werden, die
- demselben Ausbildungsort zugeordnet sind oder
- für Stationen geplant werden sollen, die den Ausbildungsorten aller ausgewählten Personen zugeordnet sind.
Sobald ihr Personen ausgewählt habt, seht ihr in der Sidebar rechts die Stationen, die für diese Personen geplant werden können. Nun könnt ihr eine dieser Stationen mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle im Planungsbereich ziehen und fallenlassen. Sie wird dann bei allen ausgewählten Personen eingefügt. Alternativ könnt ihr in den Planungsbereich klicken und in dem Dialog, der sich dann öffnet, die Station und den Zeitraum auswählen, den ihr einfügen möchtet.
In diesem Dialog könnt ihr auch einen bereits bestehenden Zeitraum ändern - z.B. die Station oder den Ansprechpartner ändern, den Zeitraum verkürzen oder verlängern. Hier seht ihr eine besondere Unterscheidung: Es gibt den Gesamtzeitraum und einen (jeweils gerade ausgewählten) Teilzeitraum.
Planungszeiträume
Wenn ihr mit der Maus über einen Planungszeitraum fahrt, seht ihr einzelne Abschnitte. In der Regel entsprechen sie einer Arbeitswoche. Die Abschnitte bezeichnen wir als Teilzeiträume, den Planungszeitraum insgesamt als Gesamtzeitraum. Ihr könnt den Gesamtzeitraum verlängern und verkürzen, indem ihr das Begrenzungssymbol mit der Maus verschiebt.
Auch die Teilzeiträume könnt ihr verkürzen oder verlängern: So könnt ihr einer Nachwuchskraft etwa das Wochenende verlängern oder einen Samstag als zusätzlichen Arbeitstag einplanen oder in der Folgewoche den Teilzeitraum um den Montag verkürzen
Beachtet bitte, dass die Teilzeiträume durch eure Einstellungen für die Werktage beeinflusst werden.
Geplanter und genehmigter Urlaub
Auf der Ebene Urlaub kann zwischen geplantem und genehmigten Urlaub unterschieden werden.
Ein geplanter Urlaub kann einfach über das Dialogfenster genehmigt werden.
Wann und von wem der Urlaub genehmigt wurde, wird angezeigt:
Wir sind gespannt auf eure Fragen in unseren Webinaren und euer Feedback in der Community. Und wie ihr unseren Support erreicht, wisst ihr ja :-)
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