Zur Vorbereitung auf den Einführungstermin empfehlen wir dir, folgende Einstellungen vorzunehmen:
- Hinterlege in der Wochenplanung des Jahres, mit dem du starten möchtest (WP_JJJJ) in den ersten Spalten die Namen deiner Nachwuchskräfte sowie weitere Basisdaten, soweit bekannt, nach dem Vorbild der Demo-Daten (Name, Personalnummer, Beruf etc.). Spalte E (Betrieb) kannst du vorerst leer lassen, die Informationen hier sind optional.
- Es ist wichtig, den Namen der Auszubildenden immer im Format Nachname, Vorname einzutragen (Grundregeln für das Arbeiten mit dem AZUBI-PLANER).
- Trage im unteren Bereich in Spalte A die möglichen Stationen/Abteilungen und bei Bedarf in Spalte B die zuständigen Ansprechpartner:innen ein. Die Demo-Daten kannst du hierfür einfach überschreiben und bei den Stationen eine andere Farbe wählen. Die Kapazität in Spalte D kannst du jederzeit anpassen.
- Die (Schreibweise der) Namen, Stationen und Berufskürzel sowie die Personalnummern dienen der Zusammenführung von Informationen im Planungstool und in APPRENTIO und müssen deshalb an den verschiedenen Arbeitsblättern übereinstimmen. Nutze daher zum Hinzufügen von Informationen im Planungstool möglichst Copy-and-paste, statt sie per Hand einzutragen (Grundregeln für das Arbeiten mit dem AZUBI-PLANER).
- Bei Bedarf kannst du im oberen oder unteren Bereich beliebig viele weitere Zeilen einfügen (Strg./Ctrl. und "+") und zur Übernahme der Formatierungen und Formeln eine andere Zeile kopieren und einfügen. Nicht benötigte Zeilen einfach löschen (mit Strg./Ctrl. Und "-").
- Wenn deine Nachwuchskräfte im Schichtmodell arbeiten, kann dies in einer zweiten Zeile dargestellt werden, sodass die Schichtplanung im Einsatzplan angezeigt und auch nach APPRENTIO importiert wird. Füge dazu für jeden Auszubildenden eine zweite Zeile hinzu. Am Beginn der Zeile (Spalte A - E) können die Basis-Informationen aus der ersten Zeile einkopiert werden - mindestens muss hier die Personalnummer noch einmal eingetragen werden.
- Die grauen Gruppenzeilen („Ausbildungsjahrgang“) können kopiert und umbenannt werden. Die Gruppierung (Auf- und Zuklappen von Gruppen) macht später das Planen einfacher.
- Bitte ignoriere vorerst das „Startdatum“ in der Tagesplanung in Zelle F2 sowie die Planungs-Arbeitsblätter (WP_JJJJ/TP_JJJJ) vor deinem Startjahr. Dies passen wir mit dir gemeinsam im Einführungstermin an.
- Im zweiten Schritt werden die Nachwuchskräfte aus der Wochenplanung in die Tagesplanung deines ersten Planungsjahrs (TP_JJJJ) übernommen. Füge dazu auch hier ausreichend Zeilen hinzu, sodass der schwarze Trennbalken zwischen Azubis und Stationen ("Alle Ausb.-Stationen") in derselben Zeile ist wie in der Wochenplanung. Kopiere eine vorhandene Zeile und füge sie in die zusätzlichen Zeilen ein, um die Formeln zu übernehmen.
- Befolge beim Anpassen des Planungstools die Regel "Zeilenweise kopieren, Zellenweise formatieren".
- Jetzt kannst du aus der Wochenplanung den Bereich der Nachwuchskräfte (vom Namen der ersten Nachwuchskraft bis zum Berufskürzel der letzten Nachwuchskraft) kopieren und in der Tagesplanung an gleicher Stelle einfügen.
- Falls die grauen Gruppenzeilen ("Ausbildungsjahrgang") jetzt nicht an der richtigen Stelle sind, kopiere die Zeile 4 und füge sie überall dort ein, wo ein Trennbalken hingehört.
- Falls für Nachwuchskräfte ab Spalte F keine Formeln hinterlegt sind (leere Zellen) - oder um Trennbalken in der falschen Zeile zu überschreiben - kopiere Zeile 5 und fügen sie (mit 'falschem' Namen!) bei diesen Nachwuchskräften als komplette Zeile ein.
- Zuletzt kopierst du einfach aus der Wochenplanung den noch markierten Bereich der Nachwuchskräfte (vom Namen der ersten Nachwuchskraft bis zum Berufskürzel der letzten Nachwuchskraft) und fügst diesen noch einmal in der Wochenplanung an derselben Stelle ein.
- Es ist wichtig, dass die Zeilenposition bei allen Nachwuchskräften zwischen Wochen- und Tagesplanung (desselben Ausbildungsjahres) gleich ist.
- Im unteren Bereich kannst du auf die gleiche Art und Weise die Stationen aus der Wochenplanung übernehmen oder nur die Stationen / Abteilungen einfügen, die auch tageweise geplant werden (z.B. Seminare, Schule und Urlaub).
- Zeilen ohne Formel ab Spalte F können wieder mit einer anderen Zeile mit Formeln überschrieben werden. Anschließend kann die Station/Abteilung bzw. das Seminar umbenannt und eingefärbt werden.
- Jetzt kannst du deine Stationen / Abteilungen im Blatt "Ausbilder" in Spalte A unter "alle" hinzufügen - und bei Bedarf in den weiteren Spalten Gruppen von Stationen bilden.
- Die Arbeitsmappe Azubis*, in der die Nachwuchskräfte nach Berufen gruppiert sind, kannst du auf die gleiche Art und Weise befüllen. Hier kannst du noch das exakte Startdatum und die Langbezeichnung des Berufs eintragen. Eine andere Gruppierung ist möglich und die Reihenfolge der Azubis spielt hier keine Rolle.
- Bevor du anfängst, Planung einzutragen, lies bitte hier nach und ändere bei Bedarf das Startdatum. Damit kannst du aber auch gern bis zum Einführungstermin warten, wir besprechen dann mit dir, welche Auswirkungen das hat, ob es Sinn ergibt, "alte" Planung nachzupflegen etc.
UND NUN... VIEL SPASS UND ERLEICHTERUNG MIT DEM AZUBI-PLANER!
Weiter geht es mit dem Überblick und Beschreibung der Funktionen:
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*BITTE BEACHTE: Nutzt du APPRENTIO für dein digitales Ausbildungsmanagement? Gute Entscheidung! Dann dient das Planungstool in erster Linie dem Import deiner Planung in APPRENTIO. Einige Funktionen des Excel-Tools benötigst du in diesem Fall nicht zwingend und kannst dir hier Pflegeaufwand sparen.
Folgende Daten werden importiert und müssen minimal im Planungstool eingetragen werden:
- Name, Personalnummer, Beginn (am besten trägst du hier nicht nur das Jahr, sondern das Beginndatum ein, z.B. 01.09.2021) und Berufskürzel der Nachwuchskräfte (Spalten A bis D) in der Wochen- und Tagesplanung
- die Planungseinträge in den Zeilen der einzelnen Nachwuchskräfte
APPRENTIO importiert diese Daten aus der Tagesplanung. Alle weiteren Daten, insbesondere E-Mail-Adresse und andere Kontaktdaten aus dem Blatt Azubis, Beginn- und Ende-Datum, Geburtstage, Stammabteilung, Lernbegleiter:in etc. kannst du direkt in APPRENTIO pflegen.
Weiter geht es für dich also jetzt mit dem Import.
Willst du weitere Funktionalitäten des Planungstools selbst nutzen, trage deine Nachwuchskräfte auch in den Spalten A bis D im Blatt Azubis ein. Weitere Hinweise findest du in den folgenden Abschnitten dieser Anleitung.
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