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Mit der Funktion Berichte in APPRENTIO können alle Nachwuchskräfte sehr einfach die Arbeits- und Lerninhalte während ihrer Ausbildung beschreiben, von ihren Ausbildungspersonen bestätigen lassen, zur Vorlage bei Prüfungsgremien zusammenfassen, die Dauer der Tätigkeiten dokumentieren und die Lernziele aus dem Ausbildungsrahmenplan auswählen, die ihnen im Berichtszeitraum vermittelt wurden.
Im Portfolio jeder Nachwuchskraft wird auf der Grundlage der Berichte der Lernfortschritt dargestellt. Damit wird der Lernfortschritt in jedem Ziel für Nachwuchskräfte und Ausbildungspersonen nachvollziehbar.
Ausbildungsteam und Ausbildungsleitung haben eine Übersicht über den Bearbeitungsstand der Berichtshefte und die Möglichkeit, eingereichte Berichte online zu bearbeiten.
Weniger Papierkram
Das bedeutet für dich als Ausbilderin: keine Zettelwirtschaft und kein "Hinterherlaufen".
Bericht annehmen
Die bei dir eingereichten Berichte siehst du in APPRENTIO unter Berichte → In Bearbeitung wie in einem Eingangs-Postkorb. Hier kannst du jeden Bericht prüfen und durch einen Klick auf Annehmen bestätigen.
Alle Berichte, die bestätigt wurden, werden bei der Nachwuchskraft automatisch mit einer digitalen Signatur versehen und zu einem Berichtsheft zusammengefasst, das als Datei oder als Druck exportiert und bei der Prüfung vorgelegt werden kann.
Wichtig zu wissen: Bestätigte Berichte können daher nicht mehr verändert werden. Sollte das doch einmal nötig sein, kann deine Ausbildungsleitung die Bestätigung zurücksetzen.
Bericht ablehnen
Fehlt etwas oder gibt es Verbesserungsbedarf? Dann schreib eine Nachricht ins Kommentarfeld und klick auf Ablehnen. Der Bericht geht dann zurück zur Nachwuchskraft und kann überarbeitet und erneut eingereicht werden.
Auch wenn ein Bericht nicht bei dir, sondern bei einer anderen Ausbildungsperson eingereicht werden soll: Einfach ins Kommentarfeld eintragen und auf Ablehnen klicken.
Wichtig zu wissen: Es wird nicht dokumentiert, ob oder wie oft ein Bericht abgelehnt wurde. Die einzige Folge ist, dass er an die Nachwuchskraft zurückgeht und erneut bearbeitet und eingereicht werden kann.
So sieht es aus, wenn es nichts zu tun gibt:
Wichtig zu wissen: Der Kommentar bleibt im Bericht, solange er nicht gelöscht wird. Lösche vor dem Klick auf Annehmen den Kommentar, wenn er nicht dauerhaft im Berichtsheft angezeigt werden soll.
Berichtszeiträume
Je nach Beruf können für die Tätigkeitsnachweise unterschiedliche Formate festgelegt sein. Diese Einstellung nimmt die Ausbildungsleitung vor.
Tagesansicht
Hier dokumentieren Nachwuchskräfte für jeden Wochentag Tätigkeiten mit Tagesdatum. Die Tage werden zu einer Kalenderwoche zusammengefasst, die eingereicht wird, wenn sie vollständig ist. Wird eine unvollständige Woche eingereicht, kannst du den Bericht ablehnen - das sieht bei der Nachwuchskraft so aus:
Sie kann den Bericht korrigieren und erneut bei dir einreichen. Im Feld Einreichen kann sie zwischen den Ansprechpartner:innen ihres Berufs und denen der aktuellen Abteilung wählen.
Wer die richtige Person zum Einreichen ist, legt natürlich ihr für eure Organisation fest. APPRENTIO bietet euch nur die Plattform dafür.
Wochen- oder Monatsansicht
Hier werden für eine Kalenderwoche oder für einen Monat Tätigkeiten dokumentiert.
Wichtig: Auch hier kann der jeweilige Zeitraum nach dem Einreichen von der Nachwuchskraft nicht mehr bearbeitet werden. Wenn also etwas fehlt, musst du den Bericht ablehnen, damit er vervollständigt werden kann. Es ist nicht möglich, Tätigkeiten zu einem bereits bestätigten Zeitraum hinzuzufügen.
Was enthält ein Bericht?
Eine Nachwuchskraft kann in einem Bericht folgende Informationen erfassen:
- Ausbildungsort (betriebliche, schulische oder überbetriebliche Tätigkeiten oder Themen)
- Station (aktueller Einsatzort laut Planung)
- Art der Abwesenheit (Urlaub etc.)
- Berichtszeitraum
- Beschreibung (Freitext zur Tätigkeit)
- Zeitbuchung (Dauer einer Tätigkeit)
- Anhänge (Dokumente wie z.B. Zertifikate, Tabellen, Scans oder Fotos)
- Lernziele (Auswahl der relevanten Lerninhalte aus dem Ausbildungsrahmenplan)
Das sieht aus Azubi-Sicht so aus:
Alle diese Informationen sind auch für dich bei der Prüfung der Tätigkeitsnachweise sichtbar. Um die ausgewählten Lerninhalte zu sehen, klicke bei der jeweiligen Tätigkeit auf den Button Lernziele.
Den Ausbildungsstand einer Nachwuchskraft anzeigen
Die Zeiten, die für die einzelnen Tätigkeiten gebucht werden, werden den Lernzielen des Ausbildungsrahmenplans zugerechnet, die im Bericht ausgewählt wurden. Das Ergebnis ist im Profil der Nachwuchskräfte unter Portfolio → Lernziele sichtbar. Dort siehst du für die einzelnen Fertigkeiten und Kenntnisse die gebuchten Stunden und darüber für das jeweilige Groblernziel die Summe der Stunden, das Soll und die Differenz sowie eine Fortschrittsanzeige.
Übrigens: Die Lerninhalte siehst du auch, wenn du auf deine Abteilung(en) oder deine Qualifikation klickst - je nachdem, wo du als Ansprechpartner:in eingetragen bist. Und die grünen Häkchen in der Lernfortschrittsanzeige werden gesetzt, wenn du einen Abteilungseinsatz beurteilst und dabei unten im Beurteilungsformular die Lernziele "abhakst", die du vermittelt hast. Dazu findest du hier mehr...
Gibt's das auch als Übersicht?
Klaro. Unter Berichte → Übersicht.
Grüne Zeiträume sind bereits abgezeichnet, blaue noch nicht eingereicht, rote stehen für abgelehnte Berichte und goldene sind eingereicht und warten auf Bestätigung. Die eingereichten und abgezeichneten Berichte, die zu deinem Bereich (Station, Qualifikation) gehören, öffnen sich, wenn du auf das jeweilige Kästchen klickst.
Abgelehnte und noch nicht eingereichte Berichte liegen in Bearbeitung "beim Azubi" und können daher von dir nicht eingesehen werden.
Und apropos: Der Export des Berichtshefts liegt ebenfalls in der Verantwortung der Nachwuchskraft und kann nur von ihr durchgeführt werden.
Was ist mit Erinnerungen?
Benachrichtigungen (Nachricht in APPRENTIO, E-Mail und Push-Nachricht in der App) erhält die Nachwuchskraft bei einer Rückmeldung zum Ausbildungsbericht (Bestätigung, Ablehnung und Kommentar). Wir entwickeln die Funktion weiter und fügen noch Benachrichtigungen für dich bei eingereichten Berichten und Erinnerungen für die Nachwuchskraft bei fehlenden Berichten hinzu.
Und jetzt?...
... wünschen wir dir viel Spaß und Erfolg beim Ausbilden. Bei Fragen und Feedback zu Inhalten und Funktionen wende dich an deine Ausbildungsleitung. Wir freuen uns darauf, APPRENTIO zusammen mit euch noch besser zu machen.
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