In Apprentio IST der Beurteilungsprozess automatisiert, was dir als Ausbildungsverantwortlicher vieles erleichtert. Wenn die Ausbildungsleitung festgelegt hat, dass deine Abteilung beurteilt werden muss, erscheinen die zu bewertenden Zeiträume automatisch auf deinem Dashboard. Du kannst dann direkt zum Formular wechseln und mit der Bewertung beginnen.
Aber von vorn:
Beurteilungen erstellen
Mitglieder des Ausbildungsteams können jeweils die Nachwuchskräfte beurteilen, für die sie zuständig sind (die Berechtigungen steuert deine Ausbildungsleitung).
Je nach Kontext gibt es drei intuitive Wege dafür:
1. Stationseinsätze beurteilst du über das Dashboard oder
2. direkt über die Planung bzw. den Belegungsplan. Dazu musst du für eine oder mehrere Stationen als Ansprechpartner:in eingetragen sein.
3. Den allgemeinen Ausbildungsfortschritt beurteilst du - etwa im Rahmen von Probezeit- oder Jahresgesprächen - über den Menüpunkt Beurteilungen → Beurteilen. Dazu musst du für eine Qualifikation oder Gruppe als Ansprechpartner:in eingetragen sein.
Der Bereich offene Beurteilungen auf dem Dashboard und der Bereich Beurteilungen → Übersicht ermöglicht dir, alle anstehenden, begonnenen und abgeschlossenen Beurteilungen komfortabel im Blick zu behalten und zu bearbeiten.
Stationseinsätze beurteilen
Über das Dashboard
Der einfachste Weg zum Einstieg in die Beurteilung von Stationseinsätzen ist die Übersicht auf dem Dashboard. Ist für deine Abteilung eine Beurteilungspflicht festgelegt, erscheinen die Einsatzzeiträume deiner Azubis hier, sobald sie enden. Deine Ausbildungsleitung kann außerdem einstellen, dass du automatische Erinnerungen an offene Beurteilungen bekommst.
Über die Planung
Um eine Pflichtbeurteilung für einen Stationseinsatz zu erstellen, kannst du auch einfach in der Planungsansicht auf den gewünschten Zeitraum klicken. Hier wird dir neben anderen Details der Beurteilungs-Status angezeigt - ist die Beurteilung in Bearbeitung, noch ausstehend oder bereits abgeschlossen? Klick auf den roten, gelben oder grünen Link, um in das Formular zu gelangen und mit der Bearbeitung fortzufahren oder zu beginnen.
Analog kannst du auch im Belegungsplan einen Stationszeitraum anklicken und dann rechts der gewünschten Nachwuchskraft auf das Zettel-Symbol:
Eine rote Schaltfläche zeigt eine überfällige Beurteilung an, orange eine schon begonnene, grün eine abgeschlossene Beurteilung. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet entsprechend einen neuen oder zwischengespeicherten Bogen zur Bearbeitung oder zeigt den bereits abgeschlossenen Bogen an.
Beurteilungsformulare bearbeiten
Bei der Beurteilung von Stationseinsätzen sind alle wichtigen Informationen - wie die Stammdaten der Nachwuchskraft, der Ausbildungsberuf und -beginn, die Station und der Zeitraum - bereits im Formular eingetragen. Du kannst also direkt loslegen. Du kannst das Formular zwischenspeichern und später weiterbearbeiten. Nach dem Klick auf Abschließen sind keine Änderungen mehr möglich und die Beurteilung wird an die Nachwuchskraft gesendet.
Wichtig zu wissen: Beurteilungen von Stationseinsätzen können von allen Mitgliedern des Ausbildungsteams einer Station gemeinsam bearbeitet werden. Haben Kolleg:innen in deiner Abteilung eine Beurteilung begonnen und sind dann nicht verfügbar, kannst du das Formular weiterbearbeiten. Als Beurteiler:in wird immer die Person eingetragen, die auf Abschließen klickt.
Ausbildungsfortschritt beurteilen (Probezeitgespräch, Jahresgespräch etc.)
Über den Menüpunkt Beurteilungen → Beurteilen kannst du für einen frei wählbaren Zeitraum eine Beurteilung erstellen. Das ist nur möglich für allgemeine Beurteilungen des Ausbildungsfortschritts. Stationseinsätze kannst du hier nicht beurteilen.
Beurteilung durchführen
Die Bearbeitung des Beurteilungsformulars ist abhängig von den Vorgaben deiner Organisation. Frag einfach deine Ausbildungskoordinator:innen, wenn du dazu Fragen hast. Wichtig zu wissen ist aber für dich:
Beurteilungszeitraum anpassen
In jedem Formular kann der zu beurteilende Zeitraum nachträglich angepasst werden, solange der Bogen nicht abgeschlossen wurde. Willst du nicht den vollständigen Zeitraum beurteilen - z.B. weil du in Urlaub gehst und eine andere Ausbildungsperson für den Rest des Aufenthalts eine eigene Beurteilung erstellen soll - kannst du hier ein anderes Enddatum auswählen. Das kann - je nach den Einstellungen deiner Organisation - ein Tagesdatum oder ein Wochenzeitraum sein.
APPRENTIO erstellt dann automatisch eine neue offene Beurteilung für den Restzeitraum, den dein:e Kolleg:innen bearbeiten können.
Alle begonnenen oder erledigten Beurteilungen und ihren Status siehst du unter Beurteilungen → Übersicht in einer durchsuchbaren und sortierbaren Liste.
Lernziele im Beurteilungsprozess
Wenn von der Ausbildungsleitung eingestellt, werden im Beurteilungsbogen unten die Lernziele angezeigt, die in der beurteilten Station vermittelt werden sollen. Die Lernziele können hier abgehakt werden oder werden schon mit Haken angezeigt, wenn sie in einem früheren Zeitraum bereits vermittelt wurden.
Wenn du mit der Maus auf ein bereits vermitteltes Lernziel zeigst (graues Häkchen), siehst du, wo und wann dieses Lernziel vermittelt wurde.
Bestätigung durch die Nachwuchskraft
Die abgeschlossene Beurteilung wird jetzt auf dem Dashboard der Nachwuchskraft angezeigt. Die Nachwuchskraft erhält zusätzlich eine Nachricht mit der Aufforderung, die Beurteilung zu bestätigen.
Sie kann einen Kommentar hinzufügen und diesen dann durch einen Klick auf Bestätigen absenden. Darüber erhältst du eine Nachricht und kannst den Kommentar einsehen. Mit der Bestätigung der Nachwuchskraft wechselt der Status der Beurteilung von "Abgeschlossen" auf "Bestätigt", der Beurteilungsvorgang ist damit finalisiert.
Beurteilungen in den Profilen der Nachwuchskräfte
Nachwuchskräfte finden ihre Beurteilungen in ihrem Profil unter Portfolio. Dort kannst du sie ebenfalls einsehen und die öffnen, für die du berechtigt bist. Unter Lernziele siehst du außerdem den Lernfortschritt der Nachwuchskraft - alle Lernziele, die von Beurteilern bereits als vermittelt gekennzeichnet wurden, haben hier einen grünen Haken.