Planungsvorlagen

    Planungsvorlagen helfen dir, wiederkehrende Planungen effizient umzusetzen. Statt jede Planung neu zu erstellen, kannst du bestehende Planungen als Vorlage speichern und für andere Nachwuchskräfte wiederverwenden.
    Das spart Zeit und stellt sicher, dass Planungen einheitlich aufgebaut sind – besonders, wenn sich z. B. Stationsdurchläufe innerhalb einer Qualifikation oder eines Ausbildungsjahres stark ähneln.

    Als Teammitglied kannst du Planungsvorlagen nutzen, jedoch keine Planungsvorlagen erstellen, das obliegt den Admins. 



    Was sind Planungsvorlagen?

    Mit Planungsvorlagen kannst du eine bereits erstellte Planung einer Nachwuchskraft als Muster speichern. Diese Vorlage kannst du später auf eine oder mehrere andere Nachwuchskräfte anwenden.

    Typische Einsatzfälle:

    • Wiederkehrende Rotationen innerhalb einer Qualifikation
    • Standardisierte Ausbildungspläne
    • Gleiche Abläufe für mehrere Nachwuchskräfte im selben Jahrgang


    Planungsvorlage anwenden

    So überträgst du eine Vorlage auf andere Nachwuchskräfte:

    1. Gehe in die Planung
    2. Wähle eine Ebene und aktiviere den Planer
    3. Markiere eine oder mehrere Nachwuchskräfte
    4. Klicke oben rechts auf den Planungsassistenten
    5. Wähle die gewünschte Vorlage
    6. Lege ein Startdatum fest

    Hinweis: Planungsvorlagen können nur an dem Wochentag gestartet werden, an dem auch die ursprüngliche Vorlage begonnen hat. Wurde die Vorlage beispielsweise auf Basis einer Planung erstellt, die an einem Montag gestartet ist, kann die Vorlage später ebenfalls nur an einem Montag angewendet werden.

    Die folgenden Werte werden automatisch berechnet:

    • Start-Wochentag
    • Planungstage
    • Enddatum

    Zusätzlich kannst du festlegen:

    • Ob Ressourcen aus der Vorlage übernommen werden sollen
    • Ob Ansprechpartner:innen aus der Vorlage übernommen werden sollen  (Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden die Hauptansprechpartner:innen der Stationen übernommen)
    • Ob die Planung für die Nachwuchskräfte sichtbar oder zunächst verborgen sein soll

    Im nächsten Schritt legst du fest, auf welche Nachwuchskräfte die Vorlage übertragen werden soll. Du kannst weitere Nachwuchskräfte hinzufügen oder bereits ausgewählte Personen wieder entfernen.


    Enthaltene Planungseinträge prüfen

    Im nächsten Schritt erhältst du eine Übersicht über die in der Vorlage enthaltenen Planungseinträge.


    Unter Qualifikation wird angezeigt, auf welcher Grundlage die Vorlage erstellt wurde. Wurde die Vorlage beispielsweise anhand einer Nachwuchskraft der Qualifikation Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (BK) erstellt, wird diese Qualifikation hier angezeigt.

    Auf Basis der Qualifikation werden zusätzliche Informationen in der Tabelle dargestellt:

    • In welchem Ausbildungsjahr eine Station üblicherweise vorgesehen ist
    • Welche Soll-Zeit für die Station hinterlegt wurde

    Voraussetzung ist, dass diese Informationen zuvor in der Qualifikation unter dem Reiter Stationen gepflegt wurden.

    Über den Pfeil am Ende einer Station kannst du weitere Details anzeigen lassen. Dort siehst du:

    • Den geplanten Zeitraum der Station innerhalb der Vorlage
    • Die Anzahl der enthaltenen Arbeitstage


    Einzelne Einträge deaktivieren

    Über den Status kannst du einzelne Planungseinträge deaktivieren.

    Deaktivierte Einträge werden beim Anwenden der Vorlage nicht übernommen. Der entsprechende Zeitraum bleibt dann in der Planung frei und kann später manuell oder durch eine andere Planungsvorlage belegt werden.



    Zusammenfassung

    Im letzten Schritt erhältst du eine Zusammenfassung aller Einstellungen.

    Dort siehst du:

    • Welche Vorlage verwendet wird
    • Welcher Zeitraum verplant wird
    • Welche Nachwuchskräfte ausgewählt wurden

    Zusätzlich kannst du dir eine Vorschau anzeigen lassen. In dieser werden alle Planungseinträge mit ihren jeweiligen Zeiträumen aufgelistet. So kannst du vor dem Start noch einmal genau prüfen, welche Planung erstellt wird.

    Solltest du dabei feststellen, dass etwas angepasst werden muss, kannst du jederzeit über "Zurück" in die vorherigen Schritte wechseln und beispielsweise weitere Nachwuchskräfte hinzufügen oder Einstellungen ändern.



    Wichtiger Hinweis 

    Mit Klick auf "Planung starten" wird die Planungsvorlage auf die ausgewählten Nachwuchskräfte angewendet.

    Dabei gilt:

    • Bereits vorhandene Planung im gewählten Zeitraum wird überschrieben.
    • Es gibt keine Rückgängig-Funktion.
    • Die übernommenen Planungseinträge können nur manuell gelöscht oder durch andere Planungen ersetzt werden.

    Prüfe daher vor dem Start sorgfältig alle Einstellungen und die Vorschau.



    Tipps aus der Praxis

    • Nutze Vorlagen als Grundgerüst – Feinabstimmungen sind oft trotzdem nötig.
    • Vergib klare Namen, z. B. "Pflege Jahr 1 – Standardrotation"
    • Teste neue Vorlagen zunächst mit wenigen Nachwuchskräften.
    • Beachte: Je mehr Nachwuchskräfte ausgewählt werden und je länger der Zeitraum ist, desto länger kann die Erstellung dauern.
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