Wochenplanung
Starte in der aktuellen Wochenplanung.
Grundsätzlich kannst du mit dem Planungstool wochen- und tageweise planen. In den Arbeitsblättern mit dem Kürzel WP_JJJJ planst du die jeweiligen Ausbildungsstationen im gewählten Kalenderjahr pro Woche. In der Tagesplanung kannst du dann kürzere Einsätze wie Einzelschultage, Seminare, kurze Abwesenheiten etc. hinzufügen.
Aufbau
- Kalender mit Kalenderwochen und dem Montags- und Freitagsdatum in Zeile 2 und 3. Die aktuelle Kalenderwoche wird farblich hervorgehoben.
Optional können Kalenderwochen mit Ferienzeiten ebenfalls markiert werden (z.B. durch eine andere Schriftfarbe)
- Balken für die Gruppierung (grau) der Nachwuchskräfte und Stationen
- Zwei Zeilen für jede Nachwuchskraft mit den Spalten für Personalnummer, Beginnjahr, Berufskürzel und Bezirk (alle Einträge und Überschriften, außer dem Namen sind optional)
- Zeile 1: Planung mit Stationskürzel/Ausbildungsabschnitt
- Zeile 2: Kennzeichnung von Wochen, die in der Tagesplanung nicht an allen fünf Wochentagen die gleiche Planung enthalten (rot)
- Trennbalken zwischen Nachwuchskräften und Stationen "alle Ausb.-Stationen"
- Stationen mit einer Standardkapazität (Spalte C) und abweichenden Kapazitäten (Bedarf 1 und 2)
Musterzeilen
Die Zeilen 1 bis 6 dürfen nicht verändert werden. Zeile 4 dient als Kopiervorlage für neue Gruppen.
Um in der Wochenplanung neue Nachwuchskräfte hinzufügen, kann die Zeilen 5 verwendet werden.
Die Zeile 6 sollte nur kopiert und als zweite Zeile bei den Nachwuchskräften eingefügt werden, wenn alle Zeilen für die Nachwuchskräfte bereits angelegt wurden und die Funktion der Kennzeichnung unterwöchiger Planung gewünscht wird.
Planung
Um die Abteilungseinsätze den einzelnen Auszubildenden zuzuordnen, kopiere einfach eine Zelle mit der gewünschten Ausbildungsstation im unteren Bereich der Spalte A und füge sie bei den gewünschten Nachwuchskräften in die gewünschten Kalenderwochen ein (Copy&Paste). Selbstverständlich kann auch ein bereits geplanter Einsatz kopiert und beim gleichen oder einem anderen Azubi für den gleichen oder einen anderen Zeitraum geplant werden (Copy&Paste). Zum Einfügen der Station dürfen in der Zeile des Azubis auch mehrere Zellen bzw. Kalenderwochen nebeneinander markiert werden. Um eine Planung zu entfernen, kann die bestehende Planung mit einer Zelle ohne Planung überschrieben werden. Ein Entfernen der Planung mit der Entf-Taste wäre auch möglich; dabei würde jedoch eine evtl. vorhandene Hintergrundfarbe bestehen bleiben.
Kapazitäten/Plätze
Für jede Station kann in Spalte C eine Standardkapazität und ggf. zwei abweichende Kapazitäten (Spalte D und E) festgelegt werden. Die vielen Zahlen ab Spalte F geben die noch freie Kapazität in der jeweiligen Woche an.
Wenn z.B. für eine Station in Spalte C die Standardkapazität 3 festgelegt wurde, dann wird bei einer zeitgleichen Planung von zwei Auszubildenden der Wert 1 als noch freie Kapazität/Plätze angezeigt. Wurden jedoch vier Nachwuchskräfte zeitgleich in die betreffende Station geplant, wird diese Überbelegung mit einer roten -1 angezeigt.
Wenn für Wochen eine abweichende Kapazität gelten soll, muss der Bereich mit der farblichen Zelle aus der Zeile Musterstation (ab Spalte F) überschrieben werden. Es gilt dann für die Station die in Spalte D oder E angegebene abweichende Kapazität. Auch die abweichende Kapazität reduziert sich um die geplanten Nachwuchskräfte.
Die Formeln in den Zellen dürfen nicht geändert werden, da ansonsten keine Anzeige der noch freien Plätze erfolgt. Kommentare oder farbliche Formatierungen sind für jede Zelle möglich und beeinflussen an keiner Stelle die Funktionalität des Azubi-Planers.
Gruppierung
Um bei vielen Auszubildenden den Überblick zu behalten und um ähnliche Einsätze mehrerer Auszubildender einfacher planen zu können, hilft das Auf- und Zuklappen der Gruppen.
In der Leiste links neben den Zeilennummern können Auszubildende und Stationen gruppiert werden. Gruppen erscheinen im Azubi-Planer gewöhnlich als graue Zeile.
Einzelne Gruppen können mit dem Plus- bzw. Minus-Symbol oberhalb der geschweiften Klammer auf- bzw. zugeklappt werden.
Eine Verschachtelung der Gruppen (dritte Ebene) ist möglich, wird im Azubi-Planer jedoch nicht verwendet.
Über die kleinen Zahlen 1 und 2 oberhalb der linken Leiste können alle Gruppierungen der (jeweiligen) Ebene geschlossen (1) bzw. aufgeklappt (2) werden.
Die Gruppierung wird bei einem grauen Balken nicht automatisch gesetzt, sondern muss manuell eingerichtet werden.
Nächster Artikel: Tagesplanung (Reiter TP_JJJJ)