Der AZUBI-PLANER hat üblicherweise eine Dateigröße zwischen ca. 2 MB bei Anwender:innen mit einer mittleren und etwa 5 MB bei Anwender:innen mit einer sehr hohen Anzahl von Nachwuchskräften und Stationen.
Findest du, dass das Berechnen und Speichern von Änderungen ungewöhnlich lange dauert, oder fällt dir auf, dass die Planungsdatei größer ist, als sie gemessen an der Zahl der Nachwuchskräfte sein sollte? Oder lässt sich die Datei nicht im Helpdesk hochladen? Das hat meistens eine der folgenden, sehr einfach zu behebenden Ursachen:
1. Bilder zu groß?
Manchmal sind Bilder mit einer sehr hohen Auflösung eingefügt worden. Bilder können eingefügt sein in den Arbeitsblättern „Info“ und „Einsatzplan“ (Unternehmenslogo) und / oder in den Stammdatenblättern der Azubis (Foto).
Das lässt sich überprüfen, indem du nach einem Rechtsklick auf das Bild im Kontextmenü den Punkt Größe und Eigenschaften auswählst und dann den Button Zurücksetzen klickst. Das Bild wird dann in der Originalgröße angezeigt. Da die Auflösung nicht innerhalb von Excel geändert werden kann, verkleinere das Bild in einem Grafikprogramm (z.B. Paint) und füge es dann wieder ein.
2. Zellen außerhalb der Planungsbereiche formatiert?
Ein weiterer möglicher Grund ist, dass versehentlich in einem oder mehreren Arbeitsblättern Zellen weit außerhalb des Arbeitsbereichs befüllt oder formatiert wurden. Dadurch werden alle Zeilen bzw. Spalten zwischen diesen Zellen und dem Arbeitsbereich mit Formatierung gespeichert. Du erkennst das daran, dass der vertikale oder der horizontale Scrollbalken gemessen an der Größe des Arbeitsbereichs sehr kurz sind (je kürzer der Balken, desto größer der gespeicherte Arbeitsbereich). Auch das lässt sich einfach lösen, indem du die Zellen außerhalb des Arbeitsbereiches bis zu der versehentlich gefüllten Zelle löscht.
Wenn es einen sehr großen formatierten Bereich unterhalb der Planung gibt, markiere die erste Zeile unterhalb des Planungsbereichs, drücken Strg und den Pfeil nach unten. Verfahre weiter wie im ersten Fall.
Wichtig zu wissen: Das Phänomen, dass Zellen außerhalb des Planungsbereichs formatiert sind, kannst du vermeiden. Beachte die Regel "zeilenweise kopieren, zellenweise formatieren". Heißt: Um Formatierungen zu einzufügen, markiere immer einen begrenzten Zellbereich, keine ganz Zeile oder Spalte. Um Formeln in eine neue Zeile (z.B. Formeln der Tagesplanung) oder Spalte (z.B. Feiertage) zu übernehmen, kopiere die gesamte Zeile bzw. Spalte.
3. Bedingte Formatierungen?
Bedingte Formatierungen können, wenn sie zahlreich sind, eine Menge Rechenleistung erfordern, vergrößern die Datei aber nicht wesentlich. Sind die Reaktionszeiten also sehr lang, die Dateigröße aber normal, prüfe im Menü Start unter Bedingte Formatierung → Regeln verwalten, wie viele und welche Regeln im aktuellen Blatt gelten. Eventuell musst du den anzuzeigenden Bereich auf "Dieses Arbeitsblatt" ändern.
4. Keine Hilfe?
Hat das alles nicht geholfen, ist möglicherweise eine Formel fehlerhaft. Um diese zu finden, ist schrittweises Herantasten angesagt. Erstelle eine Kopie der Planungsdatei und lösche Blatt für Blatt. Prüfe nach jedem Löschvorgang, wie sich die Größe der Datei verändert hat. Schrumpft nach Löschen eines Tabellenblattes die Datei um mehrere Megabyte, ist hier der Fehler zu suchen.
Kontaktiere gern unseren Support unter 040 - 609 444 32, wenn wir mit dir auf Fehlersuche gehen sollen.
Nächster Artikel: Welche Supportleistungen erhalte ich, wenn ich den AZUBI-PLANER erworben habe ?