Dokumentenmanagement



Innerhalb eines Ausbildungsjahrgangs werden viele Informationen, Dokumente, Dateien erzeugt und miteinander geteilt.

In APPRENTIO habt ihr mehrere Möglichkeiten, Dokumente / Dateien zu hinterlegen und diese anderen Personen in eurer Organisation zur Verfügung zu stellen:

1. Zentraler Datenspeicher (BASIS, PRO, PREMIUM)

Jede Person verfügt über den Menüpunkt "Dokumente". In diesem Bereich können Personen in der Rolle "Administrator" Dokumente (Word / PDF) hochladen und sie somit allen Personen als Download zur Verfügung stellen.


Dieser Bereich ist sinnvoll für Unternehmensbroschüren, allgemeine Ausbildungsunterlagen, Vorlagen oder Anleitungen.

2. Dokumente bei Stationen (BASIS, PRO, PREMIUM)

Auch bei den Ausbildungsstationen können - von Administratoren und zuständigen Ausbildungspersonen - Dateien (z. B. Anfahrtsskizzen, Merkblätter, Broschüren) hinterlegt werden.

Die Dokumente sind immer für die Personen verfügbar, die in die jeweilige Station versetzt werden (Nachwuchskräfte) oder für diese zuständig sind (Ausbildungsteam).


3. Dokumente in Tätigkeitsberichten (PRO, PREMIUM)

Nachwuchskräfte können für jeden Tätigkeitsbericht (Funktion: Berichte) ein oder mehrere Dokumente hochladen. Das ist sinnvoll, wenn man die beschriebenen Tätigkeiten z. B. mit Arbeitsproben oder Ausarbeitungen belegen möchte.


Die Dokumente sind für Personen aus dem Ausbildungsteam einsehbar, die für das Abzeichnen der Berichte zuständig sind.

4. Dokumente bei Nachwuchskräften (BASIS, PRO, PREMIUM)

Jede Nachwuchskraft kann personenbezogene Dateien (z. B. Zeugnisse, Zertifikate, Berichte) in ihrem persönlichen, geschützten Bereich speichern und abrufen. Mitglieder des Ausbildungsteams und Administrator:innen können einer Nachwuchskraft ebenfalls Dokumente einstellen. Sie sind für die Nachwuchskraft selbst und die jeweiligen Ersteller sowie die Administrator:innen einsehbar. Gelöscht werden können sie ebenfalls nur vom Ersteller oder einem Admin.


WICHTIG: In den Profilen gilt eine maximale Dateigröße von 5 MB. Dateien, die größer sind, lassen sich sehr leicht komprimieren. Dafür gibt es hilfreiche Tools, zum Beispiel diese:

Komprimieren von PDF-Dateien: https://www.pdf24.org/de/
Komprimieren von Bilddateien: https://www.irfanview.de/

Warum ist die Dateigröße begrenzt? Das Speichern von Daten benötigt Speicherplatz auf unseren Servern und deren Betrieb wiederum Energie. Durch das Komprimieren von Dateien reduzierst du den Energieaufwand für das Speichern und den Up- und Download von Daten und vermeidest damit klimaschädliche Emmissionen.

Nächster Artikel: Nachwuchskräfte online planen