Damit die Einführung reibungslos funktioniert und es nicht zu Missverständnissen kommt, haben wir hier bewährte Tipps und Hinweise für euch zusammengestellt.
Grundrollen vorab bewusst festlegen
Bevor ihr Custom-Rollen erstellt, solltet ihr euch klar machen, welche Grundrolle benötigt wird.
Die Grundrolle bestimmt, was grundsätzlich möglich ist – unabhängig von den einzelnen Berechtigungen.
Planung
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Nur Rollen mit der Grundrolle „Nachwuchskraft“ können in der Planung verplant werden.
Ausbildungsteam & Ansprechpartner
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Nur Personen mit der Grundrolle „Teammitglied“ oder „Admin“ können:
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als Ansprechpartner in Gruppen
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in Qualifikationen
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in Stationen
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und allgemein als Teil des Ausbildungsteams
hinterlegt werden.
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Diese Regeln lassen sich nicht über Berechtigungen umgehen und sollten daher von Anfang an berücksichtigt werden.
Rollen und Rechte transparent kommunizieren
Wenn ihr Custom-Rollen nutzt, ist es besonders wichtig, die betroffenen Personen klar und transparent zu informieren:
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Welche Rechte hat die Rolle?
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Was kann die Rolle?
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Was kann die Rolle nicht?
So vermeidet ihr Unsicherheiten und Rückfragen im Alltag.
Hinweis zur Knowledge Base & Hilfeartikeln
Teammitglieder gelangen über das schwarze Fragezeichen (?) unten rechts in APPRENTIO standardmäßig in den Hilfebereich für Teammitglieder.
Wichtig bei Custom-Rollen:
Wenn du Custom-Rollen erstellst, durch die ein Teammitglied Berechtigungen erhält, die sonst nur Admins haben, solltest du die betroffenen Personen aktiv darauf hinweisen, dass sie:
für diese Funktionen die Artikel aus dem Admin-Bereich der Knowledge Base nutzen sollen.
So finden sie schneller die passenden Anleitungen.
Custom-Rollen schrittweise aufbauen und testen
Unser klarer Tipp: Gehe Schritt für Schritt vor.
Best Practice:
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Erstelle die Rolle
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Passe zunächst nur wenige Berechtigungen an
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Teste die Rolle mit einer Dummy-Person
So kannst du prüfen, ob:
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die Rolle wirklich das kann, was ihr euch vorstellt
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keine wichtigen Rechte fehlen
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keine unerwarteten Einschränkungen entstehen
Wenn du direkt viele Berechtigungen änderst, kann es später schwer sein nachzuvollziehen,
warum bestimmte Funktionen nicht (mehr) funktionieren.
Abhängigkeiten von Berechtigungen beachten
Einige Berechtigungen stehen in direktem Zusammenhang miteinander.
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Manche Rechte funktionieren nur, wenn eine andere Berechtigung ebenfalls vergeben ist.
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APPRENTIO weist dich auf diese Abhängigkeiten hin.
Achte besonders auf Hinweise wie:
„Abhängigkeit zu einer anderen Berechtigung“
Diese Berechtigungen müssen immer gemeinsam gedacht und getestet werden.
Beschreibungsfeld aktiv nutzen
Beim Erstellen einer Custom-Rolle steht dir ein Beschreibungsfeld zur Verfügung.
Nutze dieses Feld, um zu dokumentieren:
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welche Aufgabe oder Funktion die Rolle im Unternehmen hat
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für welche Personengruppe sie gedacht ist
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welche Besonderheiten bei dieser Rolle gelten
Das hilft:
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euch intern bei der Verwaltung
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neuen Admins beim Verständnis
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und später bei Anpassungen oder Erweiterungen
Zusammenfassung: Erfolgreiche Einführung von Custom-Rollen
✔️ Grundrollen bewusst wählen
✔️ Regeln zu Planung & Ausbildungsteam beachten
✔️ Rechte transparent kommunizieren
✔️ Betroffene Personen zur richtigen Knowledge Base führen
✔️ Rollen schrittweise testen (Dummy-Person nutzen)
✔️ Abhängigkeiten berücksichtigen
✔️ Beschreibungen zur Dokumentation nutzen
So stellt ihr sicher, dass Custom-Rollen euch im Alltag unterstützen – und nicht für Verwirrung sorgen.