Custom-Rollen erstellen und verwalten

    Mit dem neuen Menüpunkt "Rollen und Berechtigungen" kannst du für dein Unternehmen eigene Rollen (Custom-Rollen) erstellen.

    So kannst du neben den vier Standardrollen in APPRENTIO auch zusätzliche Rollen anlegen – mit individuell angepassten Berechtigungen.

    Standardrollen in APPRENTIO

    APPRENTIO enthält standardmäßig folgende Rollen:

    • Bewerber:innen

    • Nachwuchskräfte

    • Teammitglieder

    • Admins

    Zusätzlich kannst du nun Custom-Rollen erstellen, z. B. für bestimmte Teamfunktionen oder eingeschränkte Zugriffe.



    Wichtige Regeln zu Grundrollen

    Jede Custom-Rolle muss immer auf einer Standardrolle basieren.
    Das bedeutet: Beim Erstellen wählst du eine Standardrolle aus, auf der die Custom-Rolle aufbaut.

    Wichtig: Die Standardrolle kann später nicht mehr geändert werden.


    Standardrolle "Nachwuchskraft"

    Custom-Rollen mit der Standardrolle Nachwuchskraft haben zwei wichtige Besonderheiten:

    • Sie können nur in der Planung verplant werden.

    • Alle Personen mit Grundrolle „Nachwuchskraft“ zählen für euer Abonnement (werden also mitgerechnet). Dieser Hinweis erscheint auch als Infotext bei der Auswahl der Standardrolle "Nachwuchskraft" im Erstellprozess.


    Standardrolle "Teammitglied" oder "Admin"

    Nur Custom-Rollen mit der Standardrolle Teammitglied oder Admin können z. B. hier als Ansprechpartner eingetragen werden:

    • Stationen

    • Qualifikationen

    • Gruppen

    • allgemein als Teil des Ausbildungsteams

    Beispiel: Teammitglied mit weniger Rechten

    Wenn du ein Teammitglied mit weniger Rechten erstellen möchtest, musst du trotzdem:

    die Standardrolle Teammitglied vergeben und anschließend Berechtigungen entfernen, die diese Person nicht haben soll.



    Custom-Rollen erstellen

    So legst du eine neue Rolle an:

    1. Gehe im Menü auf "Rollen und Berechtigungen"

    2. Klicke oben rechts auf "+ Neue Rolle"

    3. Vergib einen Rollennamen
      → der Name sollte eindeutig zeigen, wofür diese Rolle gedacht ist

    4. Optional: füge eine Beschreibung hinzu

      Empfehlung: Nutze diesen Bereich, um kurz und verständlich zu beschreiben, welche zentralen Rechte und Befugnisse diese Rolle umfasst. Eine klare Beschreibung erleichtert die Auswahl der richtigen Rolle, sorgt für Transparenz bei Berechtigungen und hilft, Fehlzuweisungen im späteren Verlauf zu vermeiden.

    5. Wähle die Standardrolle (Grundrolle), auf der die Custom-Rolle basiert

    6. Klicke auf "Erstellen"



    Berechtigungen finden & Übersicht nutzen

    Berechtigungen suchen

    Über das Suchfeld kannst du gezielt nach Berechtigungen suchen, z. B.:

    • „Tätigkeitsnachweise“

    • „Planung“

    • „Bearbeiten“

    Das ist besonders hilfreich, wenn du eine bestimmte Funktion ein- oder ausschalten möchtest.

    Filter nutzen


    Du kannst zusätzlich filtern nach:

    Rollen

    • Zu Beginn siehst du nur die Standardrollen

    • Sobald du eigene Rollen erstellt hast, erscheinen auch die Custom-Rollen

    Berechtigungstyp

    Hier kannst du z. B. filtern nach:

    • Ansicht

    • Bearbeiten

    • weitere Berechtigungsarten (je nach Bereich)


    Berechtigungen aufklappen

    • Tippe auf eine Überschrift, um die darunterliegenden Berechtigungen zu sehen.

    • Wenn du alle Berechtigungen auf einmal öffnen willst:
      Klicke im Tabellenkopf auf das entsprechende Symbol (Alle aufklappen).

     

    Berechtigungen einer Custom-Rolle bearbeiten

    Wenn du die Berechtigungen deiner Custom-Rolle anpassen möchtest:

    Klicke oben rechts auf „Berechtigungen bearbeiten“

    Vergleich & Übersicht verbessern

    Für eine bessere Übersicht kannst du anschließend:

    • nach deiner Custom-Rolle filtern

    • zusätzlich Rollen auswählen, mit denen du vergleichen möchtest


    Berechtigungen hinzufügen oder entfernen

    Du kannst Berechtigungen direkt in der Tabelle ändern:

    • Häkchen setzen = Berechtigung hinzufügen

    • Häkchen entfernen = Berechtigung entziehen


    Abhängigkeiten bei Berechtigungen beachten

    Manche Berechtigungen funktionieren nur, wenn eine zweite Berechtigung ebenfalls vergeben wurde.

    Wenn eine Berechtigung abhängig ist, erkennst du das am Hinweis wie z. B.:

    „Abhängigkeit zu 1 anderen Berechtigung“

    So siehst du die Abhängigkeit:

    1. Öffne das Dropdown der Berechtigung

    2. Du siehst, welche andere Berechtigung benötigt wird

    3. Durch Klick auf die abhängige Berechtigung springst du direkt zum passenden Bereich
      → dort kannst du die notwendige Berechtigung aktivieren



    Rollen löschen (nur unter Bedingungen möglich)

    Eine Rolle kann nur gelöscht werden, wenn:

    diese Rolle keiner Person zugewiesen ist



    Rollen an Personen vergeben

    Die Vergabe von Rollen erfolgt immer direkt im Profil der jeweiligen Person.

    Einer Person können mehrere Rollen zugewiesen werden – aber nur unter einer Bedingung:

    Die Rollen müssen die gleiche Grundrolle haben.

    Was passiert bei mehreren Rollen?

    Wenn eine Person mehrere passende Rollen hat:

    • Alle Berechtigungen aus allen zugewiesenen Rollen werden zusammengeführt
    • Eine Berechtigung ist aktiv, sobald sie in mindestens einer Rolle enthalten ist
    • Es gibt keine Priorisierung oder Überschreibung zwischen Rollen
    Am Ende besitzt eine Person die Gesamtheit aller Rechte, die ihre Rollen gemeinsam abdecken.


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