Datenschutz & Sicherheit

    Passwort & 2-Faktor-Authentifizierung

    Passwortwechsel erzwingen

    Als Admin kannst du festlegen, dass alle Nutzer:innen ihr Passwort in regelmäßigen Abständen ändern müssen.

    Beispiel:
    Du definierst, dass alle 6 Monate ein Passwortwechsel erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist werden Nutzer:innen beim nächsten Login automatisch zur Passwortänderung aufgefordert.


    2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

    Zusätzlich kannst du konfigurieren, wie die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) in eurer Organisation eingesetzt werden soll.

    Du hast zwei Optionen:

    1. 2FA vorschlagen
      Allen APPRENTIO Nutzer:innen wird die Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung vorgeschlagen.
      Die Entscheidung zur Aktivierung liegt bei den Nutzer:innen selbst.

    2. 2FA erzwingen
      Die 2-Faktor-Authentifizierung wird für alle Nutzer:innen verbindlich vorgeschrieben.
      Eine Anmeldung ist dann nur noch mit einer 2-Faktor-Authentifizierung möglich.



    Nutzerdaten

    Automatische Archivierung

    Du bestimmst, wie viele Monate nach dem im Profil hinterlegten Ausbildungsende eine Person archiviert wird.

    Beispiel:

    • Einstellung: Archivierung 3 Monate nach Ausbildungsende

    • Ausbildungsende im Profil: 31.07.2025

    • Automatische Archivierung am: 31.10.2025


    Was bedeutet „archiviert“?

    Wenn eine Person archiviert wurde:

    • erscheint sie nicht mehr in der Personenliste

    • kann sie sich nicht mehr in APPRENTIO einloggen

    Im Archiv stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

    • Wiederherstellen – Person wird wieder aktiv gesetzt

    • Anonymisieren – Personenbezogene Daten werden entfernt

    • Vollständig löschen – Datensatz wird endgültig entfernt


    Automatische Löschung aus dem Archiv

    Zusätzlich kannst du festlegen, nach wie vielen Tagen archivierte Personen automatisch gelöscht werden sollen.

    Beispiel:
    Du definierst eine automatische Löschung nach 90 Tagen im Archiv.
    Alle archivierten Personen werden dann nach 90 Tagen endgültig entfernt.

    Wichtiger Hinweis

    Die automatische Löschung ist endgültig.

    • Die Daten werden vollständig gelöscht.

    • Eine Wiederherstellung ist nicht möglich – auch nicht durch APPRENTIO.

    Bitte prüfe daher sorgfältig eure internen Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien, bevor du diese Funktion aktivierst.



    Single Sign-On (SSO) – Premium-Feature

    Mit Single Sign-On (SSO) kannst du APPRENTIO an euren zentralen Unternehmens-Login anbinden.

    Vorteile

    • Keine separate Anmeldung mit APPRENTIO-Zugangsdaten

    • Anmeldung mit einem Klick

    • Zentrale Verwaltung der Zugänge über euer Unternehmenssystem

    Technische Voraussetzung

    • Euer Authentifizierungsdienst muss SAML 2.0 unterstützen.

    • Die Einrichtung erfolgt in der Regel durch eine:n IT-Systemadministrator:in eurer Organisation.

    Nach erfolgreicher Konfiguration erfolgt die Anmeldung über euren bestehenden Authentifizierungsdienst.

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