Datenschutz & Sicherheit

    Passwort & 2-Faktor-Authentifizierung

    Passwortlänge festlegen

    Als Admin kannst du einstellen, wie viele Zeichen die Passwörter von Nutzer:innen in APPRENTIO mindestens haben müssen.

    Wenn du diese Einstellung änderst und ihr APPRENTIO bereits nutzt, können sich Nutzer:innen weiterhin mit ihrem bestehenden Passwort einloggen. Erst wenn sie ihr Passwort das nächste Mal ändern müssen oder möchten, gilt die neue Vorgabe.

    Passwortwechsel erzwingen

    Als Admin kannst du festlegen, dass alle Nutzer:innen ihr Passwort in regelmäßigen Abständen ändern müssen.

    Beispiel:
    Du definierst, dass alle 6 Monate ein Passwortwechsel erforderlich ist. Nach Ablauf dieser Frist werden Nutzer:innen beim nächsten Login automatisch zur Passwortänderung aufgefordert.


    2-Faktor-Authentifizierung (2FA)

    Zusätzlich kannst du konfigurieren, wie die 2-Faktor-Authentifizierung (2FA) in eurer Organisation eingesetzt werden soll.

    Du hast zwei Optionen:

    1. 2FA vorschlagen
      Allen APPRENTIO Nutzer:innen wird die Einrichtung der 2-Faktor-Authentifizierung vorgeschlagen.
      Die Entscheidung zur Aktivierung liegt bei den Nutzer:innen selbst.

    2. 2FA erzwingen
      Die 2-Faktor-Authentifizierung wird für alle Nutzer:innen verbindlich vorgeschrieben.
      Eine Anmeldung ist dann nur noch mit einer 2-Faktor-Authentifizierung möglich.



    Nutzerdaten

    Automatische Archivierung

    Du bestimmst, wie viele Monate nach dem im Profil hinterlegten Ausbildungsende eine Person archiviert wird.

    Beispiel:

    • Einstellung: Archivierung 3 Monate nach Ausbildungsende

    • Ausbildungsende im Profil: 31.07.2025

    • Automatische Archivierung am: 31.10.2025


    Was bedeutet „archiviert“?

    Wenn eine Person archiviert wurde:

    • erscheint sie nicht mehr in der Personenliste

    • kann sie sich nicht mehr in APPRENTIO einloggen

    Im Archiv stehen dir folgende Aktionen zur Verfügung:

    • Wiederherstellen – Person wird wieder aktiv gesetzt

    • Anonymisieren – Personenbezogene Daten werden entfernt

    • Vollständig löschen – Datensatz wird endgültig entfernt


    Automatische Löschung aus dem Archiv

    Zusätzlich kannst du festlegen, nach wie vielen Tagen archivierte Personen automatisch gelöscht werden sollen.

    Beispiel:
    Du definierst eine automatische Löschung nach 90 Tagen im Archiv.
    Alle archivierten Personen werden dann nach 90 Tagen endgültig entfernt.

    Wichtiger Hinweis

    Die automatische Löschung ist endgültig.

    • Die Daten werden vollständig gelöscht.

    • Eine Wiederherstellung ist nicht möglich – auch nicht durch APPRENTIO.

    Bitte prüfe daher sorgfältig eure internen Datenschutz- und Aufbewahrungsrichtlinien, bevor du diese Funktion aktivierst.



    Single Sign-On (SSO)

    Mit Single Sign-On (SSO) kannst du APPRENTIO an euren zentralen Unternehmens-Login anbinden.

    Vorteile

    • Keine separate Anmeldung mit APPRENTIO-Zugangsdaten

    • Anmeldung mit einem Klick

    • Zentrale Verwaltung der Zugänge über euer Unternehmenssystem

    Technische Voraussetzung

    • Euer Authentifizierungsdienst muss SAML 2.0 unterstützen.

    • Die Einrichtung erfolgt in der Regel durch eine:n IT-Systemadministrator:in eurer Organisation.

    Nach erfolgreicher Konfiguration erfolgt die Anmeldung über euren bestehenden Authentifizierungsdienst.

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