APPRENTIO Knowledge Base

2022-12-06 | KW49 - Release #22-12

Usertabelle

Die Personenliste erstrahlt ab sofort in neuem Glanz! Wir haben alle Personen deines Mandanten in eine Liste gepackt, die du nun ganz individuell konfigurieren kannst. Du kannst Spalten ein- und ausblenden, verschieben, Personen beliebig sortieren, filtern und durchsuchen. Damit du schneller findest, was du suchst, haben wir dir die bereits gewohnten Ansichten für Nachwuchskräfte, Teammitglieder, Bewerber und Admins bereits angelegt.

Skip-Button in der Online-Planung

Für ein noch komfortableres Umherspringen in der Online-Planung, kannst du ab sofort mit den Skip-Buttons im Datumsfeld der Online-Planung schnell zur nächsten Ansicht wechseln.

Erweiterte Tooltips in der Berichteübersicht

Du kannst jetzt durch Hovern über den Berichtestatus in der Berichteübersicht sehen, bei wem und wann ein Bericht eingereicht, zurückgegeben oder abgezeichnet wurde.

Gewichtung der einzelnen Fächer

Bisher konntest du Gewichtungen bis max. 3 an den einzelnen Fächern einer Qualifikation hinterlegen. Nun kannst du eine Zahl deiner Wahl mit bis zu einer Nachkommastelle eintragen. So können auch feinere Unterscheidungen besser abgebildet werden.

Feld zum Einreichen von Berichten nicht gefüllt

Nachwuchskräfte müssen ab sofort aktiv eine Person auswählen, bei der sie ihren Bericht einreichen möchten. Bisher war das Feld zum Einreichen gefüllt. Um die Usability hier zu verbessern und Flüchtigkeitsfehler zu verringern, haben wir dieses Feld nun nicht mehr vorausgefüllt.

2022-11-02 | KW44 - Release #22-11

Löschen von Planungsdaten vor dem Import

Da einige Systeme nicht die Möglichkeit bieten bereits gelöschte Daten zu exportieren, stellen wir dir ab sofort API-Endpunkte zum Löschen von Urlauben, Abwesenheiten und Krankheiten zur Verfügung. Diese können angesprochen werden um vor dem automatischen API-Upload Datensätze zu entfernen. Dabei ist auch eine Filterung für einen bestimmten Zeitraum möglich. Mehr Infos dazu findest du in unserer APPRENTIO Knowledge.

Verbesserte Usability zum Planungsebenenwechsel in der Online-Planung

Da der Bearbeitungsmodus mit dem Wechsel zwischen den verschiedenen Planungsebenen zusammenhängt, haben wir das Dropdown für die Wahl der jeweiligen Planungsebene direkt neben dem Bearbeitungsmodus platziert. So siehst du schneller, auf welcher Ebene du dich gerade befindest.

Hinweis vor Annahme eines Berichts mit Kommentar

Ist bereits ein Kommentar bei einem Bericht eingetragen (bspw. weil der Bericht zuvor mit einem Kommentar abgelehnt wurde) wirst du ab sofort nochmal darauf hingewiesen, ob du den Kommentar beim Annehmen des Berichts übernehmen möchtest. So übernimmst du nicht versehentlich einen Kommentar ins Berichtsheft.

2022-10-04 | KW40 - Release #22-10

Abweichende Plätze planen

In der Online-Planung kannst du nun abweichende Platzzahlen an einzelnen Tagen oder für ganze Zeiträumen planen. So lässt sich die reguläre Platzzahl, die an den Stationen definiert wurde, variabel abändern. Eine genaue Beschreibung findest du in der APPRENTIO Knowledge Base.

Die Stationen werden mit den zugehörigen freien Plätzen in der Online-Planung sortiert nach Name angezeigt.

Personen inkl. Planungsdaten einem Ausbildungsort zuordnen

Wenn du Personen inkl. aller ihrer Daten (Planungseinträge, Beurteilungen, Berichte etc.) einem anderen Ausbildungsort zuordnen musst (bspw. weil du nun mit verschiedenen Ausbildungsorten arbeitest), kannst du das jetzt komfortabel übertragen. Eine genaue Beschreibung des neuen Features findest du in der APPRENTIO Knowledge Base.

Sprachwechsel

Eine kleine, aber feine Änderung: Die Sprache lässt sich jetzt nicht mehr mit Länderflaggen, sondern mit den jeweiligen Kürzeln der Sprache ändern.

Bugfix: Berechnung von Durchschnitten bei Noten und Prüfungen

Bei der Berechnung von Durchschnitten inkl. Gewichtung bei Noten und Prüfungen hatte sich ein Fehlerchen eingeschlichen, den wir beseitigt haben. Die Berechnung der Durchschnitte mit Gewichtung funktioniert nun wieder.

Unter der Haube
verbessern wir fortlaufend Sicherheit, Stabilität und Performance von APPRENTIO.

2022-09-06 | KW36 - Release #22-09

Kapazitäten/freie Plätze in der Online-Planung

An den einzelnen Stationen können nun optional verfügbare Plätze (an Werk- sowie an freien Tagen) hinterlegt werden. Diese werden unter „Stationen“ in der Online-Planung angezeigt. Mithilfe der angezeigten freien Plätze, können Planer ihre Nachwuchskräfte optimal in die verschiedenen Stationen planen, sodass eine gleichmäßige Auslastung entsteht. Die Anzahl der freien Plätze kann sowohl als Übersicht mit allen Stationen, als auch als Referenzzeile im Planungsfenster der Nachwuchskräfte angezeigt werden.

Hier geht es zum Artikel in der Knowledge-Base

Einstieg in die Planung über „Alle Ebenen“

Da die wichtigste Ansicht das Endergebnis, also die kumulierte Planung der Nachwuchskräfte ist, gelangst du nun beim Aufruf der Planung zuerst auf die Ansichtsebene „Alle Ebenen“. Von dort aus kannst du auf eine beliebige Planungsebene wechseln und dort anschließend im Bearbeitungsmodus Änderungen vornehmen.

Texteditor verbessert

Im Texteditor, der bei den Tests sowie beim Verfassen von Berichten verwendet wird, können Zeichen jetzt hoch- und tiefgestellt sowie markiert werden.

Impressum & Datenschutz

In den Einstellungen unter „Datenschutz & Sicherheit“ können Administrator:innen jeweils eine URL zu ihrem Impressum und zu ihren Datenschutzhinweisen hinterlegen, welche im Footer verlinkt werden.

Einstellungen für APPRENTIO BASIS & PRO Kunden

In den Einstellungen sind einzelne Einstellungen, welche erst ab der PRO- oder PREMIUM-Version von APPRENTIO nutzbar sind, besser gekennzeichnet.

Neues Setting für Kunden mit Remote-Verbindungen

Einige Kunden haben Probleme mit der Anzeige von Pop-Up-Dialogen in ihrem Unternehmen. Dafür haben wir eine neue Einstellung entwickelt, die die Anzeige ermöglicht. Sollte es in deinem Unternehmen zu Problemen kommen (bspw. bei den Berichten oder dem Dokumentenupload), melde dich gerne bei unserem Serviceteam, sodass wir die Einstellung für dich aktivieren können.

Bezeichnungsfeld bei Schulnoten

Um einzelne Schulnoten besser unterscheiden zu können, gibt es jetzt ein zusätzliches optionales Feld, in dem eine Bezeichnung für die Schulnoten eingetragen werden kann. So weiß man genau, welche Note sich z.B. auf eine Klassenarbeit, Projektarbeit, einen Test oder ein Referat bezieht.

Bugs

Löschroutine nach GDPR-Export

Wurde für einen Nutzer ein GDPR-Export erstellt, kann dieser erst nach 30 Tagen (wenn der Link zum Download des Exports abgelaufen ist) gelöscht werden. Außerdem kann eine abweichende Mailadresse angegeben werden, die Zugriff auf den Export bekommen soll (Voraussetzung hierfür: der Benutzer muss sich erfolgreich bei APPRENTIO anmelden können)

Verschieben von Planungseinträgen in der Planungsansicht

Teilweise wurden Planungseinträge schon bei einem Klick auf den Eintrag verschoben. Wir haben das Verhalten angepasst, sodass die Planungseinträge erst ab einer größeren Bewegung mit der Maus verschoben werden.

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verbessern wir fortlaufend Sicherheit, Stabilität und Performance von APPRENTIO.

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2022-08-02 | KW31 - Release #22-08

Optimierungen bei der Ausbildungsplanung

Performance-Verbesserungen und weitere Optimierungen beim Planen per Drag&Drop: Planungseinträge lassen sich gezielter verschieben/verkürzen/verlängern.

Optimierungen bei Beurteilungen

Sicht des Ausbildungsteams auf bereits bestehende Beurteilungen wurden angepasst.

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2022-07-05 | KW27 - Release #22-07

Referenzzeile in der Online-Planung

Du kannst in APPRENTIO bereits auf verschiedenen Ebenen planen. Mit der neuen Referenzzeile hast du die Möglichkeit, dich während der Planung über die Planung auf den anderen Ebenen zu informieren. Die Referenzzeile zeigt dir für einzelne oder alle Nachwuchskräfte die Planung kumuliert über alle Ebenen an und berücksichtigt dabei die Priorität der jeweiligen Ebene. Die Anzeige entspricht der Planungsebene „Alle Ebenen“.

Hier geht es zum Artikel in der Knowledge-Base.

Sortierung der Nachwuchskräfte in der Online-Planung

Um Nachwuchskräfte besser gemeinsam planen zu können, werden diese nun in der Reihenfolge Ausbildungsjahr, Qualifikation und Nachname sortiert angezeigt.

Ermittlung des Durchschnitts bei Beurteilungen

Die Berechnung des Durchschnitts in einzelnen Formularen und in den Auswertungen wurde angepasst

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verbessern wir fortlaufend Sicherheit, Stabilität und Performance von APPRENTIO.

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2022-06-07 | KW23 - Release #22-06

Planung von Urlaub:

In der Online-Planung kann nun zwischen geplantem und genehmigten Urlaub unterschieden werden. Um aus einem geplanten Urlaub einen genehmigten Urlaub zu machen, muss nur der Eintrag angeklickt werden. Es wird zusätzlich angezeigt, durch wen der Urlaub genehmigt wurde.

Hier geht es zum Artikel in der Knowledge-Base

Zwei-Faktor-Authentisierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), mit der sich die Nutzer:innen zusätzlich zur Passworteingabe identifizieren, kann vom Administrator nun als zwingend eingestellt werden.

Unter der Haube:
verbessern wir fortlaufend Sicherheit, Stabilität und Performance von APPRENTIO.

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2022-05-03 | KW18 - Release #22-05

Automatisierter Import (Add-on):

Alle Importe von (Personen, Stationen, standortabhängige Stationsdaten, Urlaube und Abwesenheiten) können nun auch regelmäßig automatisiert über einen API-Endpunkt erfolgen. Für die Einrichtung und zur Authentifizierung können durch den IT-Administrator OAuth2-Clients mit unterschiedlichen sogenannten Grant Typen eingerichtet werden:

Single Page Web Applications – SPA (mit Proof Key for Code Exchange)
Regular Web Applications – Web App (ohne Proof Key for Code Exchange)
Machine to Machine Applications – M2M (Client Credential Grant)

Der jeweilige Import erfolgt über einen POST Request als Binärdatei an die URL.
Für Urlaube und Abwesenheiten besteht die Möglichkeit, diese Ebenen für die manuelle Planung zu sperren.

Hier geht es zum Hilfe-Artikel in der Knowledge Base

Weitere Anpassungen:

Stationen: Für die Anzeige der Belegung können per Schalter Planungseinträge zusammenhängend angezeigt werden

Unter der Haube:
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2022-04-05 | KW14 - Release #22-04

Verbesserte Funktion bei Nutzung der Online-Planung:

Import-Schnittstelle (Erweiterung)
Den neuen Import haben wir nochmal erweitert. Neben Personen- und Stationsdaten können nun auch Urlaube und Abwesenheiten importiert werden.
Diese Daten werden bei den Nachwuchskräften automatisch auf der richtigen Planungsebene eingetragen und haben keinen Einfluss auf die Stationsplanung.
Jedoch werden Urlaube und Abwesenheiten in der Planung („Alle Ebenen“) mit Priorität angezeigt und überlagern/verdecken die Stationsplanung. Per Import oder manuell können diese Tage oder Zeiträume nachträglich auch wieder entfernt werden.

Hier geht es zum Hilfe-Artikel in der Knowledge Base

Ausbildungsplanung
Wollte man in der Tagesansicht einzelne Tage per Drag & Drop planen, wurde bisher immer eine Woche vorausgewählt. Das war nervig. Darum werden jetzt Einzeltage per Drag & Drop anstelle eines 5-Tage-Zeitraums in der Tagesansicht verwendet.

Unter der Haube:
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2022-03-01 | KW09 - Release #22-03

Neue Funktion bei Nutzung der Online-Planung:

Import-Schnittstelle
Wer bereits im Browser plant wird vielleicht den Import der Planungsdatei und damit der Nachwuchskräfte und Stationen vermissen;-)
Dafür haben wir eine Lösung: Als Administrator könnt ihr in den Einstellungen den neuen Menüpunkt „Import“ aufrufen und euch für einen Import von Personen- oder Stationsdaten entscheiden. Wählt in einem ersten Schritt einfach aus, welche Daten ihr importieren möchtet.
Im zweiten Schritt könnt ihr angeben, welches Feld zur Aktualisierung von bestehenden Daten dienen soll und mit welchem Zeichen die Felder in eurer Datei getrennt sind (z.B. Komma). Dann muss nur noch die Datei ausgewählt werden und Fertig!

Hier geht es zum Hilfe-Artikel in der Knowledge Base

Ausbildungsorte
Habt ihr mehrere Ausbildungsorte, Filialen oder Betriebsteile? Dann könnt ihr allen Personen diese zuweisen und festlegen welche Station wo ausgebildet werden kann. Nachwuchskräfte können dann nur noch in die Stationen des jeweiligen Standortes geplant werden. Das können natürlich auch mehrere sein, wenn Einsatzorte häufig wechseln.

Hinweis: Diese Funktion hat Auswirkungen auf eure Lizenz, da die Nachwuchskräfte pro Standort gezählt werden und muss gesondert freigeschaltet werden.

Hier geht es zum Hilfe-Artikel in der Knowledge Base

Berechtigung zum Planen
Jeder aus dem Ausbildungsteam kann nun die Berechtigung zum Planen erhalten. Diese kann der Admin über das jeweilige Profil gewähren und sie gilt für die Nachwuchskräfte seiner Gruppen und Qualifikationen. In Verbindung mit Ausbildungsorten allerdings nur für die Nachwuchskräfte an seinem/n Ausbildungsort/en.

Hier geht es zum Hilfe-Artikel in der Knowledge Base

„Mülleimer“ im Planungsfenster
Wenn ihr bei einer Nachwuchskraft eine Station aus der rechten Seitenleiste per Drag&Drop ausgewählt habt, dann musste diese auch geplant werden. Nun könnt ihr euch noch umentscheiden, indem ihr die Station auf das Mülleimer-Symbol schiebt und so den Vorgang abbrecht.

Beurteilungen (Ebene: Stationen)
Eine Beurteilung von Teilzeiträumen ist nun über das Fenster, das sich öffnet wenn eine Station ausgewählt wurde, möglich.

Viele weitere, hier nicht aufgeführte Optimierungen wurden an der Online-Planung vorgenommen.

Nützlich:
Im Profil der Nachwuchskräfte können bei den Dokumenten nun auch Bilddateien (JPG’s) hochgeladen werden.

Bugfixing:
– Benachrichtigungen werden nun wieder automatisch zugestellt.
– Ausbildungsnachweisen können von den Nachwuchskräften bei den richtigen Personen eingereicht werden.
– Unter Umständen hatten Browser-Plug-Inn’s von Passwortmanagern Auswirkungen auf Anmeldeinformationen.

Unter der Haube:
verbessern wir fortlaufend Sicherheit, Stabilität und Performance von APPRENTIO.

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2022-02-01 | KW05 - Release #22-02

Da wir im Januar bekanntlich zwei Release (mit dem neuen Planungsfeature) veröffentlicht haben, sind in diesem Release nur kleinere Fehlerbehebungen und natürlich Sicherheitsupdates umgesetzt worden. Im März gibt es dann wieder neue Funktionen.

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2022-01-17 | KW03 - Release #22-01 (02)

Seit heute könnt ihr einen Blick auf die neue Online-Planung werfen Das ist in allen Versionen (BASIS, PRO, PREMIUM) möglich.

Je nachdem, ob ihr die Planungsansicht bereits aktiviert hattet, seht ihr nun einen neuen Menü- oder Unterpunkt „Planung neu“.

Dort werden eure Nachwuchskräfte direkt aufgeführt und ihr könnt sofort mit dem Planen loslegen.

Da ihr euch in einem Demomodus befindet, haben die Planungsänderungen, die ihr hier vornehmt keine Auswirkungen auf eure „echte“ Planung.

Wie funktioniert die Planung?

Klickt einfach auf das dieses YouTube-Video.

Die Nachwuchskräfte, die ihr planen möchtet, könnt ihr über den Filter links oben auswählen oder nach einem Namen suchen.

Achtet darauf, dass oben rechts die Ebene „Stationen“ ausgewählt ist.

Planungsmodus: Um planen zu können, muss der Planungsmodus mit dem Schieberegler links oben aktiviert werden.

Ein Klick auf den Namen der zu planenden Person zeigt euch am rechten Rand die zu planenden Stationen an.

Per Drag&Drop könnt ihr die Station vom rechten Rand in die Planung schieben. Ihr könnt aber auch den Zeitraum, den ihr planen möchtet, direkt im Kalender markieren und die Station (und den Zeitraum) in einem Fenster auswählen. Die geplante Station könnt ihr mit der Maus verschieben und den Einsatz verlängern oder verkürzen.

Wenn ihr mehrere Nachwuchskräfte gleichzeitig planen möchtet, geht ihr beim Planen genauso vor und markiert einfach das Kästchen vor den Namen.

Zeitraum: Rechts oben könnt ihr zwischen Tages-, Wochen- und Monatsplanung umschalten

Die Wahl der Ebene legt die Priorität der Planung fest und welche Planung damit im Vordergrund bzw. im Durchschlag „Alle Ebenen“ angezeigt werden soll.
Auf dieser Zusammenfassung der Ebenen kann jedoch nicht geplant werden.

Wenn ihr die Online-Planung live nutzen möchtet, gebt uns gerne direkt aus dem Planungsfenster mit dem Button Bescheid.

…und falls ihr den neuen Menüpunkt für die Online-Planung deaktivieren möchtet – kein Problem: Der Import aus der Planungsdatei klappt wie eh und je zuverlässig und nun auch wieder in gewohnter Geschwindigkeit.

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2022-01-05 | KW01 - Release #22-01 (01)

Das Jahr fängt mit einem umfangreicheren Release an.

Durch Änderungen in der Systemarchitektur und die Umstellungen an der Online-Planung konnten wir diesen Schritt erst jetzt durchführen. Alles jedoch Voraussetzungen, um neue Funktionen zukünftig schneller umsetzen zu können und unseren gewohnten Release-Zyklus in diesem Jahr wieder aufzunehmen.

Die zahlreichsten Änderungen fanden unter der Haube statt und ihr solltet davon nicht allzu viel mitbekommen.

Dies jedoch hat sich dann doch geändert:

Bei den Ausbildungsnachweisen haben wir die voreingestellte Zeit (30 Min.) entfernt
In Vorbereitung auf eine mögliche Berücksichtigung von Ausbildungsorten hat sich die Anordnung der Felder leicht geändert.
Ausbilder:innen, die Stationen oder Qualifikationen zugeordnet sind, können in der Berichte-Übersicht die eingereichten und abgezeicheten Berichte „ihrer“ Nachwuchskräfte öffnen und die eingereichten Berichte kommentieren, abzeichnen oder ablehnen.
Der Import einer Planungsdatei benötigt etwas mehr Zeit.

Sicherheitsupdates und Systemaktualisierungen haben wir natürlich auch vorgenommen. Noch im Januar, genauer ab dem 17.01. werdet ihr einen Blick auf die neue Online-Planung werfen können. Dann gibt es das nächste Update und dann findet ihr unter dem Menüpunkt „Planung“ die neue Online-Planung

Mehr davon in den nächsten Release-Notes.