Import von Stammdaten

Auszubildende, Stationen, Ausbildungsorte legst du in APPRENTIO ganz einfach im entsprechenden Bereich an. Statt die Daten direkt online einzupflegen, kannst du natürlich auch Stammdaten oder Stationsdaten mit wenigen Klicks importieren. Das Gleiche gilt für Stationen. Ganz einfach per *.csv-Datei.


Folgende Daten kannst du importieren:

  1. Personen: Dazu gehören alle Rollen, also Administrator:innen, Ausbildungspersonen, Nachwuchskräfte und Bewerbende

  2. Stationen: Importiert die Stationen deiner Organisation

  3. Standortabhängige Stationsdaten (optional): Solltest du an verschiedenen Ausbildungsorten ausbilden (Filialen, Niederlassungen), kannst du die zuvor importierten Stationen um standortabhängige Daten erweitern 


So gehts:

Voreinstellungen

Klicke im Menü unter „Einstellungen“ auf den Menüpunkt „Import“.



Wähle zuerst aus, welche Daten du importieren möchtest. Im entsprechenden Bereich kannst du Einstellungen für deine Datei vornehmen. Dort findest du auch Beispieldateien für die einzelnen Import-Typen.


Wichtig ist, dass deine Datei folgende Voraussetzungen erfüllt:

Dateiformat: Die zu importierende Datei muss als .csv vorliegen

Dateikodierung: Die zu importierende Datei muss UTF-8 kodiert sein

Pflichtfelder: Spalten mit Pflichtfeldern müssen (siehe Tabelle) in der zu importierenden Datei vorhanden sein. Alle weiteren Spalten sind optional.

Reihenfolge der Spalten: Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig gestaltet werden. Die Spalten werden anhand der Spalten-Überschrift identifiziert.

Leere Felder: leere Felder werden, falls vorhanden, importiert und überschreiben ggf. vorhandene Datensätze


Unabhängig von der Art der importierten Daten kannst du folgende Werte festlegen:


Zeile identifizieren anhand von: Diese Information ist nur für den Import von Personen erforderlich. Hier legst du fest, welcher Wert eine Person eindeutig identifizieren soll. Das kann entweder die Personalnummer sein, die auch in APPRENTIO im Profil der Person sichtbar ist. Oder du wählst eine externe ID, die in APPRENTIO verdeckt gespeichert wird - z.B. die ID aus deinem HR-System, aus dem du die Personen importierst.


Standardwert für leere Felder: Hier kannst du festlegen, ob und welcher Wert für leere Felder in deiner Datei in APPRENTIO gesetzt werden soll. Diese Angabe ist optional.

 

Befüllen der Dateien
Die erste Spalte in allen Dateien enthält einen Wert für action, also die Information, wie mit dem Datensatz in dieser Zeile umgegangen werden soll. Hier sind folgende drei Werte möglich:

add/update: ergänzt oder ändert den Datensatz

delete: löscht den Datensatz

archive: archiviert den Datensatz


Die folgenden Spalten enthalten für jeden Import-Typ unterschiedliche Werte. Unten in diesem Artikel haben wir dir ein HowTo für deine IT zum Download hinterlegt. Dort geben wir für jeden Wert der Importdatei an

- ob es sich um ein Pflichtfeld handelt (siehe oben: Handelt es sich um ein Pflichtfeld, muss die Spalte in der Datei enthalten sein, wenn nicht, kann sie entfernt werden)

- was beim Befüllen der Spalte zu beachten ist

- welche Werte in die Spalte eingetragen werden dürfen (möglich sind im Wesentlichen: einer von mehreren vorgegebenen Werten, eine Buchstaben- und / oder Zahlenfolge, eine Zahl, eine Abkürzung,  der Wert false oder true, ein Farbcode oder ein Datum)

- der Datentyp (string, array, bool, integer, date)

- der verwendete Default-Wert und

- ein Beispiel


Das hilft dir beim Befüllen der Dateien, wo die erwarteten Werte nicht selbsterklärend sind. Unten in diesem Artikel findest du die Beispieldateien - wie auch in APPRENTIO unter Import - zum Download. Hinter den Anhängen Personen, Stationen und Standortabhängige Stationsdaten verbergen sich exakte Anweisungen zum Befüllen der jeweiligen Datei.


Import von Personen


Achtung: Spalte U is_active muss mit false gefüllt werden, da sonst sofort eine Einladung an die Azubis verschickt wird. Es ist kein Kennzeichen für aktive/archivierte Azubis


Import von Stationen



Import von Standortabhängigen Stationsdaten


Achtung: hier ist nur ein secondary contact möglich. Weitere Ansprechpartner einer Station können dann in APPRENTIO hinzugefügt werden.

 

Bei Fragen ist unser Support gern für dich da: https://apprentio.de/hilfe-center/.