Import von Stammdaten

Wähle zuerst aus, welche Daten du importieren möchtest. Im entsprechenden Bereich kannst du Einstellungen für deine Datei vornehmen. Dort findest du auch Beispieldateien für die einzelnen Import-Typen.

Folgende Daten kannst du importieren:

1. Personen: Dazu gehören alle Rollen, also Administrator:innen, Ausbildungspersonen, Nachwuchskräfte und Bewerbende

2. Stationen: Importiert die Stationen deiner Organisation

3. Standortabhängige Stationsdaten (optional): Solltest du an verschiedenen Ausbildungsorten ausbilden (Filialen, Niederlassungen), kannst du die zuvor importierten Stationen um standortabhängige Daten erweitern 

Wichtig ist, dass deine Datei folgende Voraussetzungen erfüllt:

Dateiformat: Die zu importierende Datei muss als .csv vorliegen

Dateikodierung: Die zu importierende Datei muss UTF-8 kodiert sein

Pflichtfelder: Spalten mit Pflichtfeldern müssen (siehe Tabelle) in der zu importierenden Datei vorhanden sein. Alle weiteren Spalten sind optional.

Reihenfolge der Spalten: Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig gestaltet werden. Die Spalten werden anhand der Spalten-Überschrift identifiziert.

Leere Felder: leere Felder werden, falls vorhanden, importiert und überschreiben ggf. vorhandene Datensätze

Unabhängig von der Art der importierten Daten kannst du folgende Werte festlegen:

Zeile identifizieren anhand von: Hier legst du fest, welcher Wert eine Person eindeutig identifizieren soll. Das kann entweder die Personalnummer sein, die auch in APPRENTIO im Profil der Person sichtbar ist. Oder du wählst eine externe ID, die in APPRENTIO verdeckt gespeichert wird - z.B. die ID aus deinem HR-System, aus dem du die Personen importierst. Diese Einstellung gilt auch für den Import von Stationen mit Personenzuordnungen.

Die erste Spalte in allen Dateien enthält einen Wert für action, also die Information, wie mit dem Datensatz in dieser Zeile umgegangen werden soll. Hier sind folgende drei Werte möglich:

add/update: ergänzt oder ändert den Datensatz

delete: löscht den Datensatz

archive: archiviert den Datensatz

Die folgenden Spalten enthalten für jeden Import-Typ unterschiedliche Werte. Unten in diesem Artikel haben wir dir ein HowTo für deine IT zum Download hinterlegt. Dort geben wir für jeden Wert der Importdatei an

- ob es sich um ein Pflichtfeld handelt (siehe oben: Handelt es sich um ein Pflichtfeld, muss die Spalte in der Datei enthalten sein, wenn nicht, kann sie entfernt werden)

- was beim Befüllen der Spalte zu beachten ist

- welche Werte in die Spalte eingetragen werden dürfen (möglich sind im Wesentlichen: einer von mehreren vorgegebenen Werten, eine Buchstaben- und / oder Zahlenfolge, eine Zahl, eine Abkürzung, der Wert false oder true, ein Farbcode oder ein Datum)

- der Datentyp (string, array, bool, integer, date)

- der verwendete Default-Wert und

- ein Beispiel

Das hilft dir beim Befüllen der Dateien, wo die erwarteten Werte nicht selbsterklärend sind. Unten in diesem Artikel findest du die Beispieldateien - wie auch in APPRENTIO unter Import - zum Download. Hinter den Anhängen Personen, Stationen und Standortabhängige Stationsdaten verbergen sich exakte Anweisungen zum Befüllen der jeweiligen Datei.

Import von Personen

Achtung: Spalte U is_active muss mit false gefüllt werden, da sonst sofort eine Einladung an die Personen verschickt wird. Es ist kein Kennzeichen für aktive/archivierte Personen.

Import von Stationen

Import von Standortabhängigen Stationsdaten

Achtung:

- Ob für den primary_contact (Hauptansprechpartner) oder secondary_contact (weiteren Ansprechpartner) die Personalnummer oder die Externe ID angegeben werden muss, richtet sich nach den Einstellungen beim Personen-Import ("Zeile identifizieren anhand von...").

- Hier ist nur ein secondary_contact möglich. Weitere Ansprechpartner einer Station können dann in APPRENTIO hinzugefügt werden.