APPRENTIO Knowledge Base - Import von Urlauben und Abwesenheiten

Urlaube und Abwesenheiten planst du in APPRENTIO ganz einfach auf der entsprechenden Ebene. Statt die Daten auf der jeweiligen Ebene zu planen, kannst du die Zeiten mit wenigen Klicks importieren. Das gilt für alle Abwesenheiten und Urlaube. Ganz einfach per *.csv-Datei.

Folgende Daten kannst du für die Planung importieren:

Urlaube: Dazu gehören alle Urlaubszeiträume der Nachwuchskräfte
Abwesenheiten: Importiert alle Abwesenheitszeiten

So gehts:

Voreinstellungen

Klicke im Menü unter „Einstellungen“ auf den Menüpunkt „Import“.

Wähle zuerst aus, welche Daten du importieren möchtest. Im entsprechenden Bereich kannst du Einstellungen für deine Datei vornehmen. Dort findest du auch Beispieldateien für die einzelnen Import-Typen.

Wichtig ist, dass deine Datei folgende Voraussetzungen erfüllt:

Dateiformat: Die zu importierende Datei muss als .csv vorliegen

Dateikodierung: Die zu importierende Datei muss UTF-8 kodiert sein

Pflichtfelder: Spalten mit Pflichtfeldern müssen (siehe Tabelle) in der zu importierenden Datei vorhanden sein. Alle weiteren Spalten sind optional.

Reihenfolge der Spalten: Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig gestaltet werden. Die Spalten werden anhand der Spalten-Überschrift identifiziert.

Leere Felder: leere Felder werden, falls vorhanden, importiert und überschreiben ggf. vorhandene Datensätze

Unabhängig von der Art der importierten Daten kannst du folgende Werte festlegen:

Standardwert für leere Felder: Hier kannst du festlegen, ob und welcher Wert für leere Felder in deiner Datei in APPRENTIO gesetzt werden soll. Diese Angabe ist optional.

Befüllen der Dateien

Die erste Spalte in allen Dateien enthält einen Wert für action, also die Information, wie mit dem Datensatz in dieser Zeile umgegangen werden soll. Hier ist einer der folgenden drei Werte möglich:

add/update: ergänzt oder ändert den Datensatz

delete: löscht den Datensatz

Die Spalte action ist kein Pflichtfeld, weil es einen Standardwert gibt - dieser ist immer add/update. Wird also die Spalte leer oder ganz weg gelassen, so wird immer angenommen, dass Datensätze hinzugefügt (sofern nicht vorhanden) oder aktualisiert werden sollen.

Die externe ID wird benötigt, um bereits angelegte Datensätze zu identifizieren. Die Personalnummer und die Abwesenheitszeit reicht hier leider nicht aus, da sich der Zeitraum ändern kann. Da es für den Inhalt bei der externen ID keine Vorgaben gibt, wäre es möglich dort auch den initialen Zeitraum einzutragen; dieser darf sich nur nicht ändern.

Die folgenden Spalten enthalten für jeden Import-Typ unterschiedliche Werte. Unten in diesem Artikel haben wir zwei Tabellen für deine IT zum Download hinterlegt. Dort geben wir für jeden Wert der Importdatei an

- ob es sich um ein Pflichtfeld handelt (siehe oben: Handelt es sich um ein Pflichtfeld, muss die Spalte in der Datei enthalten sein, wenn nicht, kann sie entfernt werden)

- was beim Befüllen der Spalte zu beachten ist

- welche Werte in die Spalte eingetragen werden dürfen (möglich sind im Wesentlichen: einer von mehreren vorgegebenen Werten, eine Buchstaben- und / oder Zahlenfolge, eine Zahl, eine Abkürzung, der Wert false oder true, ein Farbcode oder ein Datum)

- der Datentyp (string, array, bool, integer, date)

- der verwendete Default-Wert und

- ein Beispiel

Das hilft dir beim Befüllen der Dateien, bei denen die erwarteten Werte nicht selbsterklärend sind. Nachfolgend findest du Screenshots der Beispieldateien - wie auch in APPRENTIO unter dem Menüpunkt Einstellungen/Import - zum Download.

Import von Urlauben (auf die Planungsebene "Urlaub")

Import von Abwesenheiten (auf die Planungsebene "Abwesenheit")

Bestehende Planungsdaten löschen (Urlaub, Abwesenheit)

In manchen Fällen ist es notwendig, dass bestehende Daten vor dem Import entfernt werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn in der CSV-Datei nur neue oder zu ändernde Datensätze festgehalten werden.

Für Urlaube, Abwesenheiten und Krankheiten gibt es jeweils einen REST-Endpunkt, der es ermöglicht eine gefilterte Datenmenge zu löschen. Wichtig: Die Daten sind damit unwiderruflich entfernt und können nicht wiederhergestellt werden!

Um die Endpunkte nutzen zu können, muss zuvor ein OAuth Client eingerichtet werden.

Folgende Endpunkte stehen zur Verfügung:

DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/vacations

DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/absences

DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/sick-leaves

Diese Endpunkte können zusätzlich gefiltert werden, um die Menge der zu löschenden Daten einzuschränken. Dafür können an die URL beispielsweise folgende Parameter ergänzt werden:

?f[from][gt]=2022-07-01&f[to][lt]=2022-10-01

Durch diese Filter würden nur Daten, die zwischen dem 01.07.2022 und dem 01.10.2022 liegen, entfernt werden.

Bei Fragen ist unser Support gern für dich da: https://apprentio.de/hilfe-center/.

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