Urlaube und Abwesenheiten planst du in APPRENTIO ganz einfach auf der entsprechenden Ebene. Statt die Daten auf der jeweiligen Ebene zu planen, kannst du die Zeiten mit wenigen Klicks importieren. Das gilt für alle Abwesenheiten und Urlaube. Ganz einfach per *.csv-Datei.
Folgende Daten kannst du für die Planung importieren:
Urlaube: Dazu gehören alle Urlaubszeiträume der Nachwuchskräfte
Abwesenheiten: Importiert alle Abwesenheitszeiten
So gehts:
Voreinstellungen
Klicke im Menü unter „Einstellungen“ auf den Menüpunkt „Datenschnittstelle“.
Im nächsten Schritt hast du die Wahl zwischen den zwei Importoptionen "Manuell" und "Automatisiert".
Gehe zunächst zu Personen und stelle dort ein, durch welchen Wert eine Person eindeutig identifiziert werden soll. Das kann entweder die Personalnummer sein, die auch in APPRENTIO im Profil der Person sichtbar ist. Oder du wählst eine externe ID, die in APPRENTIO verdeckt gespeichert wird - z.B. die ID aus deinem HR-System, aus dem du die Personen importierst.
Manueller Import:
Wähle aus, welche Daten du importieren möchtest.
Wichtig ist, dass deine Datei folgende Voraussetzungen erfüllt:
Dateiformat: Die zu importierende Datei muss als .csv vorliegen
Dateikodierung: Die zu importierende Datei muss UTF-8 kodiert sein
Pflichtfelder: Spalten mit Pflichtfeldern müssen (siehe Tabelle) in der zu importierenden Datei vorhanden sein. Alle weiteren Spalten sind optional.
Reihenfolge der Spalten: Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig gestaltet werden. Die Spalten werden anhand der Spalten-Überschrift identifiziert.
Leere Felder: leere Felder werden, falls vorhanden, importiert und überschreiben ggf. vorhandene Datensätze
add/update: ergänzt oder ändert den Datensatz
delete: löscht den Datensatz
Die Spalte action ist kein Pflichtfeld, weil es einen Standardwert gibt - dieser ist immer add/update. Wird also die Spalte leer oder ganz weg gelassen, so wird immer angenommen, dass Datensätze hinzugefügt (sofern nicht vorhanden) oder aktualisiert werden sollen.
Die external ID wird hier benötigt, um einen Planungszeitraum eindeutig zu identifizieren. Jedem Planungszeitraum muss eine eigene external ID zugeordnet werden, die sich nicht wiederholen darf. Nur mit dieser eindeutigen ID kann der Datensatz per Import später wieder gelöscht werden. Für die Änderung eines Urlaubs / einer Abwesenheit muss erst der alte Planungseintrag gelöscht werden und dann der neue, mit einer neuen external ID, wieder importiert werden.
Für den Inhalt bei der externen ID gibt es keine Vorgaben. Es wäre möglich, dort auch den initialen Zeitraum einzutragen; dieser darf sich nur nicht ändern.
Die folgenden Spalten enthalten für jeden Import-Typ unterschiedliche Werte. Unten in diesem Artikel haben wir zwei Tabellen für deine IT zum Download hinterlegt. Dort geben wir für jeden Wert der Importdatei an
- ob es sich um ein Pflichtfeld handelt (siehe oben: Handelt es sich um ein Pflichtfeld, muss die Spalte in der Datei enthalten sein, wenn nicht, kann sie entfernt werden)
- was beim Befüllen der Spalte zu beachten ist
- welche Werte in die Spalte eingetragen werden dürfen (möglich sind im Wesentlichen: einer von mehreren vorgegebenen Werten, eine Buchstaben- und / oder Zahlenfolge, eine Zahl, eine Abkürzung, der Wert false oder true, ein Farbcode oder ein Datum)
- der Datentyp (string, array, bool, integer, date)
- der verwendete Default-Wert und
- ein Beispiel
Das hilft dir beim Befüllen der Dateien, bei denen die erwarteten Werte nicht selbsterklärend sind. Nachfolgend findest du Screenshots der Beispieldateien - wie auch in APPRENTIO unter dem Menüpunkt Einstellungen/Import - zum Download.
Import von Urlauben (auf die Planungsebene "Urlaub")
Import von Abwesenheiten (auf die Planungsebene "Abwesenheit")
Bestehende Planungsdaten löschen (Urlaub, Abwesenheit)
In manchen Fällen ist es notwendig, dass bestehende Daten vor dem Import entfernt werden. Dies ist z.B. der Fall, wenn in der CSV-Datei nur neue oder zu ändernde Datensätze festgehalten werden.
Für Urlaube, Abwesenheiten und Krankheiten gibt es jeweils einen REST-Endpunkt, der es ermöglicht eine gefilterte Datenmenge zu löschen. Wichtig: Die Daten sind damit unwiderruflich entfernt und können nicht wiederhergestellt werden!
Um die Endpunkte nutzen zu können, muss zuvor ein OAuth Client eingerichtet werden.
Folgende Endpunkte stehen zur Verfügung:
DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/vacations
DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/absences
DELETE https://tenant.apprentio.de/api/v1/sick-leaves
Diese Endpunkte können zusätzlich gefiltert werden, um die Menge der zu löschenden Daten einzuschränken. Dafür können an die URL beispielsweise folgende Parameter ergänzt werden:
?f[from][gt]=2022-07-01&f[to][lt]=2022-10-01
Durch diese Filter würden nur Daten, die zwischen dem 01.07.2022 und dem 01.10.2022 liegen, entfernt werden.
Bei Fragen ist unser Support gern für dich da: https://apprentio.de/hilfe-center/.