Die Kontrolle über den Zugriff des Ausbildungsteams auf Profile kann über Stationen, Berufe und Gruppen gesteuert werden. Um sicherzustellen, dass eine Ausbildungsperson nur auf die Profile der ihr zugeordneten Nachwuchskräfte zugreifen kann, muss sie über eine Station, eine Qualifikation oder eine Gruppe mit diesen verknüpft sein. Dies ermöglicht eine präzisere Differenzierung der Rollen im Ausbildungsteam:
Falls eine Ausbilderin beispielsweise als Ansprechpartnerin oder Anleiterin in einer bestimmten Abteilung fungiert, kann sie durch Hinzufügen als Hauptansprechpartnerin oder Weitere Ansprechpartnerin in der entsprechenden Station verknüpft werden.
Nach der Zuordnung kann die Ausbildungsperson das Profil aller Nachwuchskräfte einsehen, die diese Abteilung oder dieses Seminar durchlaufen - die Zuordnung erfolgt also planungsabhängig. Für dieselben Nachwuchskräfte verfügt die Ausbildungsperson über folgende Berechtigungen:
Sie kann Beurteilungen erstellen. Anstehende Beurteilungen für beurteilungspflichtige Stationen werden auf ihrem Dashboard angezeigt, und sie erhält entsprechende Erinnerungen. Im Profil "ihrer" Nachwuchskräfte kann sie stationsbezogene Beurteilungen anderer Beurteiler öffnen, einsehen und während der Erstellung mit anderen Beurteilern gemeinsam bearbeiten. Zudem erhält sie automatische Benachrichtigungen, wenn eine "ihrer" Nachwuchskräfte in ihre Station wechselt.
Sie kann Dokumente in die Profile einstellen und vorhandene Dokumente öffnen. Des Weiteren kann sie den Lernzielstand sowie die Schul- und Prüfungsnoten einsehen, Notizen hinterlegen und einsehen und erfahren, in welchen Gruppen eine Nachwuchskraft ist. Falls freigegeben, hat sie auch Zugriff auf den Einsatzplan der Nachwuchskraft. (Diese Berechtigungen gelten auch für Ausbildungspersonen, die über eine Qualifikation oder eine Gruppe mit einer Nachwuchskraft verknüpft sind.)
Wenn eine Ausbildungsperson Fachausbilder oder Ansprechpartner für einen bestimmten Beruf ist, kann sie dieser Qualifikation im Ausbildungsteam hinzugefügt werden.
Nach der Zuordnung hat er nun Zugriff auf die Profile der Nachwuchskräfte, die diesen Beruf erlernen - sie werden automatisch beim Import dem entsprechenden Beruf hinzugefügt. Er kann stationsübergreifende Beurteilungen für die Nachwuchskräfte erstellen, beispielsweise Halbjahresbeurteilungen. Des Weiteren kann er die Tätigkeitsberichte "seiner" Nachwuchskräfte empfangen, annehmen oder zurückweisen. (Hinweis: Nur die Administratoren der Qualifikation haben neben dem Ausbildungsteam diese Berechtigung.)
Es besteht auch die Möglichkeit, eine Ausbildungsperson für eine genau bestimmte Gruppe von Auszubildenden zu autorisieren. In diesem Fall verfügt sie neben dem Zugriff auf die Profile der Nachwuchskräfte über die Befugnis, stationsübergreifende Beurteilungen zu erstellen und einzusehen.
Selbstverständlich können diese Zuordnungen auch kombiniert werden. Hier ist eine Übersicht des Berechtigungssystems: