Mit der mehrstufigen Genehmigung kannst du den Freigabeprozess für Tätigkeitsnachweise um eine zweite Genehmigungsinstanz erweitern. Dadurch können Tätigkeitsnachweise nacheinander von zwei unterschiedlichen Personen geprüft und angenommen werden.
Die Funktion eignet sich beispielsweise, wenn Tätigkeitsnachweise zunächst von einer betreuenden Person und anschließend zusätzlich von der Ausbildungsleitung freigegeben werden sollen.
Standardverhalten ohne mehrstufige Genehmigung
Ohne diese Funktion reicht die Nachwuchskraft ihren Tätigkeitsnachweis bei einer zuständigen Person ein. Das kann entweder:
- eine Person aus dem Ausbildungsteam der Qualifikation oder
- eine Ansprechperson der aktuellen Station
sein.
Sobald eine dieser Personen den Tätigkeitsnachweis annimmt, ist der Genehmigungsprozess abgeschlossen.
Erweiterte Funktionen aktivieren
Bevor die mehrstufige Genehmigung genutzt werden kann, muss die Funktion einmalig in den Admin-Einstellungen aktiviert werden.
Gehe dazu auf:
Admin-Einstellungen → Funktionen → Tätigkeitsnachweise
Aktiviere dort die Funktion:
Hinweis: Erst nach der Aktivierung kann die dritte Unterschrift in den einzelnen Qualifikationen eingerichtet werden.
Anmerkung: Die Bezeichnung „Dritte Unterschrift“ berücksichtigt auch die Unterschrift der Nachwuchskraft: Neben ihr unterschreiben die erste Genehmigungsinstanz und anschließend die zweite Genehmigungsinstanz den Tätigkeitsnachweis.
Erweiterte Unterschrift in einer Qualifikation aktivieren
Die Aktivierung erfolgt bewusst pro Qualifikation, da die Anforderungen je nach Ausbildungsberuf unterschiedlich sein können.
Öffne die gewünschte Qualifikation und gehe zu:
Einstellungen
Aktiviere dort die Dritte Unterschrift.
Du kannst zwischen zwei Varianten wählen:
- Optional – Die zweite Genehmigung kann genutzt werden.
- Pflicht – Jeder Tätigkeitsnachweis benötigt zwingend eine zweite Genehmigung.
Erweitertes Ausbildungsteam hinterlegen
Nach der Aktivierung erscheint im Reiter Allgemein das Feld:
Erweitertes Ausbildungsteam (Ausbildungsleitung) – 3. Unterschrift
Hier hinterlegst du die Personen, die als zweite Genehmigungsinstanz zur Verfügung stehen sollen.
So funktioniert der Ablauf
Aus Sicht der Nachwuchskraft
Die Nachwuchskraft erstellt den Tätigkeitsnachweis wie gewohnt.
Beim Einreichen stehen nun zwei Auswahlfelder zur Verfügung:
Ausbilder:in (1. Genehmigungsinstanz)
Hier kann die Nachwuchskraft auswählen zwischen:
- dem Ausbildungsteam der Qualifikation und
- den Ansprechpartner:innen der aktuellen Station.
Ausbildungsleiter:in (2. Genehmigungsinstanz)
Hier werden ausschließlich die Personen angezeigt, die im Erweiterten Ausbildungsteam hinterlegt wurden.
Ist die dritte Unterschrift als Pflicht eingerichtet, muss dieses Feld ausgefüllt werden. Bei Optional kann die Nachwuchskraft selbst entscheiden, ob eine zweite Genehmigung erfolgen soll.
Nach dem Einreichen erhält zunächst nur die erste Genehmigungsinstanz eine Benachrichtigung.
Aus Sicht der ersten Genehmigungsinstanz
Der Tätigkeitsnachweis kann wie gewohnt über Tätigkeitsnachweise oder Nachweise verwalten geöffnet werden.
Wird der Nachweis angenommen:
- Der Status wechselt auf „Teilweise angenommen“.
- Die zweite Genehmigungsinstanz erhält automatisch eine Benachrichtigung.
Wird der Nachweis abgelehnt:
- Der Tätigkeitsnachweis wird zur Nachbearbeitung an die Nachwuchskraft zurückgegeben.
Aus Sicht der zweiten Genehmigungsinstanz
Sobald die erste Genehmigungsinstanz den Tätigkeitsnachweis angenommen hat, erhält die zweite Genehmigungsinstanz automatisch eine Benachrichtigung. Zusätzlich wird ihr auf dem Dashboard angezeigt, dass ein Tätigkeitsnachweis den Status „Teilweise angenommen“ hat und auf die zweite Genehmigung wartet.
Die zweite Genehmigungsinstanz kann den Tätigkeitsnachweis anschließend wie gewohnt öffnen und prüfen.
Wird der Nachweis angenommen:
- Der Status wechselt auf „Angenommen“.
- Der Tätigkeitsnachweis ist damit vollständig freigegeben.
- Erst jetzt erscheint der Tätigkeitsnachweis auch im PDF-Export der Tätigkeitsnachweise.
Wird der Nachweis abgelehnt:
- Der Tätigkeitsnachweis wird zur Nachbearbeitung an die Nachwuchskraft zurückgegeben.
- Es müssen erneut beide Genehmigungsinstanzen durchlaufen werden.