APPRENTIO Knowledge Base - Import von Urlauben und Abwesenheiten

Urlaube und Abwesenheiten planst du in APPRENTIO ganz einfach auf der entsprechenden Ebene. Du kannst die Daten auch per *.csv-Datei importieren.

Öffne dazu den Menüpunkt "Datenschnittstelle" und wähle den manuellen Import aus. Wähle dann aus, welche Daten du importieren möchtest.

Folgende Daten kannst du für die Planung importieren:

Urlaube: Dazu gehören alle Urlaubszeiträume der Nachwuchskräfte
Abwesenheiten: Importiert alle Abwesenheitszeiten

Unter Personen kannst du einstellen, durch welchen Wert eine Person eindeutig identifiziert werden soll. Das kann entweder die Personalnummer sein, die auch in APPRENTIO im Profil der Person sichtbar ist. Oder du wählst eine externe ID, die in APPRENTIO verdeckt gespeichert wird - z.B. die ID aus deinem HR-System, aus dem du die Personen importierst.

Im entsprechenden Bereich kannst du Einstellungen für deine Datei vornehmen. Dort findest du auch Beispieldateien für die einzelnen Import-Typen.

Standardwert für leere Felder: Hier kannst du festlegen, ob und welcher Wert für leere Felder in deiner Datei in APPRENTIO gesetzt werden soll. Diese Angabe ist optional.

Wichtig ist, dass deine Datei folgende Voraussetzungen erfüllt:

Dateiformat: Die zu importierende Datei muss als .csv vorliegen

Dateikodierung: Die zu importierende Datei muss UTF-8 kodiert sein

Pflichtfelder: Spalten mit Pflichtfeldern müssen (siehe Tabelle) in der zu importierenden Datei vorhanden sein. Alle weiteren Spalten sind optional.

Reihenfolge der Spalten: Die Reihenfolge der Spalten kann beliebig gestaltet werden. Die Spalten werden anhand der Spalten-Überschrift identifiziert.

Leere Felder: leere Felder werden, falls vorhanden, importiert und überschreiben ggf. vorhandene Datensätze

Befüllen der Dateien

Die erste Spalte in allen Dateien enthält einen Wert für action, also die Information, wie mit dem Datensatz in dieser Zeile umgegangen werden soll. Hier ist einer der folgenden drei Werte möglich:

add/update: ergänzt oder ändert den Datensatz

delete: löscht den Datensatz

Die Spalte action ist kein Pflichtfeld, weil es einen Standardwert gibt - dieser ist immer add/update. Wird also die Spalte leer oder ganz weg gelassen, so wird immer angenommen, dass Datensätze hinzugefügt (sofern nicht vorhanden) oder aktualisiert werden sollen.

Die external ID wird hier benötigt, um einen Planungszeitraum eindeutig zu identifizieren. Jedem Planungszeitraum muss eine eigene external ID zugeordnet werden, die sich nicht wiederholen darf. Nur mit dieser eindeutigen ID kann der Datensatz per Import später geändert oder gelöscht werden.
Für den Inhalt bei der externen ID gibt es keine Vorgaben.

Die folgenden Spalten enthalten für jeden Import-Typ unterschiedliche Werte. Im Anhang haben wir dir eine Übersicht der zulässigen Inhalte, sowie Beispieldateien für die verschiedenen Import-Typen hinterlegt.

Dort geben wir für jeden Wert der Importdatei an

- ob es sich um ein Pflichtfeld handelt (siehe oben: Handelt es sich um ein Pflichtfeld, muss die Spalte in der Datei enthalten sein, wenn nicht, kann sie entfernt werden)

- was beim Befüllen der Spalte zu beachten ist

- welche Werte in die Spalte eingetragen werden dürfen (möglich sind im Wesentlichen: einer von mehreren vorgegebenen Werten, eine Buchstaben- und / oder Zahlenfolge, eine Zahl, eine Abkürzung, der Wert false oder true, ein Farbcode oder ein Datum)

- der Datentyp (string, array, bool, integer, date)

- der verwendete Default-Wert und

- ein Beispiel

Das hilft dir beim Befüllen der Dateien, wo die erwarteten Werte nicht selbsterklärend sind.

Hier schonmal ein kurzer Einblick, wie die verschiedenen Import-Dateien aufgebaut sind:

Import von Urlauben (auf die Planungsebene "Urlaub")

Import von Abwesenheiten (auf die Planungsebene "Abwesenheit")