Damit du die Funktion nutzen kannst, musst du sie einmal in den Admin-Einstellungen unter dem Reiter Planung aktivieren. Danach kannst du direkt loslegen.
Was sind Planungsvorlagen?
Mit Planungsvorlagen kannst du eine bereits erstellte Planung einer Nachwuchskraft als Muster speichern. Diese Vorlage kannst du später auf eine oder mehrere andere Nachwuchskräfte anwenden.
Typische Einsatzfälle:
- Wiederkehrende Rotationen innerhalb einer Qualifikation
- Standardisierte Ausbildungspläne
- Gleiche Abläufe für mehrere Nachwuchskräfte im selben Jahrgang
Planungsvorlage erstellen
So legst du eine neue Vorlage an:
- Gehe in die Planung
- Wähle eine Ebene aus (z. B. Stationen)
- Aktiviere den Planer
- Setze den Haken bei der Nachwuchskraft, deren Planung du als Vorlage nutzen möchtest
- Klicke oben rechts auf "Vorlage anlegen"
Nun definierst du die Vorlage:
- Name vergeben: Wähle einen aussagekräftigen Namen, damit du später weißt, wofür die Vorlage gedacht ist
- Zeitraum auswählen: Wähle Start- und Enddatum für den Zeitraum, der als Vorlage gespeichert werden soll
- Ebenen auswählen: z. B. nur Stationen oder zusätzlich Schule, Abwesenheiten etc.
Klicke anschließend auf "Erstellen" – die Vorlage wird gespeichert.
Planungsvorlagen verwalten
Bereits erstellte Planungsvorlagen kannst du jederzeit verwalten.
Gehe dazu in die bei aktiviertem Planer oben rechts neben "Vorlage anlegen" auf das Bearbeitungs-Symbol. Dort findest du eine Übersicht aller vorhandenen Planungsvorlagen.
Vorlage bearbeiten
Über das Stiftsymbol in der Spalte Aktionen kannst du eine Vorlage öffnen.
Dort hast du die Möglichkeit:
- Den Inhalt der Vorlage einzusehen
- Den Namen der Vorlage bei Bedarf anzupassen
So kannst du beispielsweise Vorlagen umbenennen, wenn sich ihr Einsatzzweck geändert hat oder der Name nicht mehr eindeutig ist.
Vorlage löschen
Über das Mülleimer-Symbol in der Spalte Aktionen kannst du eine Planungsvorlage löschen.
Gelöschte Planungsvorlagen können nicht wiederhergestellt werden. Prüfe daher vor dem Löschen, ob die Vorlage nicht mehr benötigt wird.
Planungsvorlage anwenden
So überträgst du eine Vorlage auf andere Nachwuchskräfte:
- Gehe in die Planung
- Wähle eine Ebene und aktiviere den Planer
- Markiere eine oder mehrere Nachwuchskräfte
- Klicke oben rechts auf den Planungsassistenten
- Wähle die gewünschte Vorlage
- Lege ein Startdatum fest
Hinweis: Planungsvorlagen können nur an dem Wochentag gestartet werden, an dem auch die ursprüngliche Vorlage begonnen hat. Wurde die Vorlage beispielsweise auf Basis einer Planung erstellt, die an einem Montag gestartet ist, kann die Vorlage später ebenfalls nur an einem Montag angewendet werden.
Die folgenden Werte werden automatisch berechnet:
- Start-Wochentag
- Planungstage
- Enddatum
Zusätzlich kannst du festlegen:
- Ob Ressourcen aus der Vorlage übernommen werden sollen
- Ob Ansprechpartner:innen aus der Vorlage übernommen werden sollen (Wenn diese Funktion deaktiviert ist, werden die Hauptansprechpartner:innen der Stationen übernommen)
- Ob die Planung für die Nachwuchskräfte sichtbar oder zunächst verborgen sein soll
Enthaltene Planungseinträge prüfen
Im nächsten Schritt erhältst du eine Übersicht über die in der Vorlage enthaltenen Planungseinträge.
Unter Qualifikation wird angezeigt, auf welcher Grundlage die Vorlage erstellt wurde. Wurde die Vorlage beispielsweise anhand einer Nachwuchskraft der Qualifikation Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement (BK) erstellt, wird diese Qualifikation hier angezeigt.
Auf Basis der Qualifikation werden zusätzliche Informationen in der Tabelle dargestellt:
- In welchem Ausbildungsjahr eine Station üblicherweise vorgesehen ist
- Welche Soll-Zeit für die Station hinterlegt wurde
Voraussetzung ist, dass diese Informationen zuvor in der Qualifikation unter dem Reiter Stationen gepflegt wurden.
Über den Pfeil am Ende einer Station kannst du weitere Details anzeigen lassen. Dort siehst du:
- Den geplanten Zeitraum der Station innerhalb der Vorlage
- Die Anzahl der enthaltenen Arbeitstage
Einzelne Einträge deaktivieren
Über den Status kannst du einzelne Planungseinträge deaktivieren.
Deaktivierte Einträge werden beim Anwenden der Vorlage nicht übernommen. Der entsprechende Zeitraum bleibt dann in der Planung frei und kann später manuell oder durch eine andere Planungsvorlage belegt werden.
Zusammenfassung
Im letzten Schritt erhältst du eine Zusammenfassung aller Einstellungen.
Dort siehst du:
- Welche Vorlage verwendet wird
- Welcher Zeitraum verplant wird
- Welche Nachwuchskräfte ausgewählt wurden
Zusätzlich kannst du dir eine Vorschau anzeigen lassen. In dieser werden alle Planungseinträge mit ihren jeweiligen Zeiträumen aufgelistet. So kannst du vor dem Start noch einmal genau prüfen, welche Planung erstellt wird.
Solltest du dabei feststellen, dass etwas angepasst werden muss, kannst du jederzeit über "Zurück" in die vorherigen Schritte wechseln und beispielsweise weitere Nachwuchskräfte hinzufügen oder Einstellungen ändern.
Wichtiger Hinweis
Mit Klick auf "Planung starten" wird die Planungsvorlage auf die ausgewählten Nachwuchskräfte angewendet.
Dabei gilt:
- Bereits vorhandene Planung im gewählten Zeitraum wird überschrieben.
- Es gibt keine Rückgängig-Funktion.
- Die übernommenen Planungseinträge können nur manuell gelöscht oder durch andere Planungen ersetzt werden.
Prüfe daher vor dem Start sorgfältig alle Einstellungen und die Vorschau.
Tipps aus der Praxis
- Nutze Vorlagen als Grundgerüst – Feinabstimmungen sind oft trotzdem nötig.
- Vergib klare Namen, z. B. "Pflege Jahr 1 – Standardrotation"
- Teste neue Vorlagen zunächst mit wenigen Nachwuchskräften.
- Beachte: Je mehr Nachwuchskräfte ausgewählt werden und je länger der Zeitraum ist, desto länger kann die Erstellung dauern.