Werktage
Unter Einstellungen -> Planung kannst du festlegen, welche Tage die Arbeitstage deines Unternehmens sind. Wenn du z.B. Montag bis Freitag auswählst, werden in der Planung Samstag und Sonntag automatisch als freie Tage gekennzeichnet. Du könntest dort auch eine 7-Tage-Woche festlegen und dann jeweils in der Planung über die Teilzeiträume steuern, wann eine Nachwuchskraft ihre freien Tage hat, das ist allerdings deutlich aufwendiger.
Diese Festlegung kannst du auch ändern. Die Änderung wirkt sich nur für zukünftige Planungsvorgänge aus, die bereits geplanten Teilzeiträume bleiben also unverändert.
Ausbildungsorte
Bildet dein Unternehmen in mehreren Niederlassungen oder Filialen aus, könnt ihr diese als Ausbildungsorte anlegen. Diesen Ausbildungsorten kannst du Nachwuchskräfte, die dort ausgebildet werden, das Ausbildungsteam und die zuständigen Administrator:innen der einzelnen Standorte zuordnen. Ebenso ordnest du die Stationen einem oder mehreren Ausbildungsorten zu.
Bei Interesse an der Einführung von Ausbildungsorten in deinem Unternehmen, melde dich bei unserem Sales-Team, sie lassen dir dann ein Angebot für weitere Ausbildungsorte zukommen.
Die Planungsansicht
Im rechten Abschnitt der Planungsansicht kannst du in den Vollbildmodus umschalten, zwischen Tages-, Wochen- und Monatsansicht wechseln und ein Datum direkt ansteuern. Links davon siehst du die Profil-Icons der gerade eingeloggten Planer:innen.
Im linken Abschnitt der Planungsansicht kannst du zwischen den verschiedenen Ebenen wechseln und dann den Planungsmodus aktivieren. Außerdem kannst du im Suchfeld Namen eingeben und Filter setzen (z.B. Ausbildungsbeginn, Qualifikation), damit dir nur gewünschte Nachwuchskräfte angezeigt werden.
In der Planung bewegen:
Um dich horizontal in der Planungsansicht zu bewegen, halte mit der Maus auf die Namensliste und scrolle. Alternativ kannst du mit gedrückter rechter Maustaste den Planungsbereich horizontal oder vertikal verschieben. Wenn du auf die Pfeile neben dem Datum klickst, bewegst du dich in der Zeit vor oder zurück.
Die verschiedenen Planungsebenen:
Um einen Planungseintrag zu erstellen, musst du eine Ebene auswählen, dann kannst du den Planer aktivieren.
In APPRENTIO gibt es folgende Planungsebenen:
Die Planungsebenen bauen aufeinander auf, die Ebene Stationen ist die unterste Ebene. Sie bildet das Grundgerüst der Planung und ist zum Beispiel die Grundlage für planungsabhängige Beurteilungen.
Planungen auf der Ebene Stationen mit Priorität werden dann auf diese Grundplanung gesetzt, ohne dass die Planung auf der Ebene Stationen unterbrochen wird. Stationen mit Priorität können zum Beispiel Workshops oder Schulungen sein.
Schule hat eine höhere Priorität als die Stationen mit Priorität, aber eine niedrigere als Urlaub. Die höchste Priorität hat die Ebene Abwesenheit.
Durch die verschiedenen Ebenen wird in den Einsatzplänen der Nachwuchskräfte und unter "Alle Ebenen" tagesgenau die Planung mit der höchsten Priorität angezeigt. Wenn du einen Planungszeitraum entfernst, erscheint in der Gesamtansicht die darunterliegende Ebene, es entstehen also keine Lücken, solange du auf der Grundebene Stationen keine Änderungen vornimmst.
Hier ein Beispiel für die Einsatzplanung einer Nachwuchskraft auf verschiedenen Ebenen:
Planen
Generell können Admins, Ausbildungsortverwalter und Teammitglieder mit Planungsberechtigung Nachwuchskräfte verplanen.
Du kannst Planung für einzelne oder mehrere Nachwuchskräfte gleichzeitig erstellen. Durch Anklicken der Checkbox vor dem Namen der Nachwuchskräfte kannst du dir die gewünschten auswählen.
Wichtig: Gemeinsame Planung kann nur für Personen erstellt werden, die
- demselben Ausbildungsort zugeordnet sind oder
- für Stationen geplant werden sollen, die den Ausbildungsorten aller ausgewählten Personen zugeordnet sind.
Sobald du die Personen ausgewählt hast, erscheinen in der Sidebar rechts die Stationen, die für diese Personen geplant werden können. Nun kannst du eine dieser Stationen mit der linken Maustaste an die gewünschte Stelle im Planungsbereich ziehen und loslassen. Die Station wird dann bei allen ausgewählten Personen eingefügt. Du kannst den Eintrag dann durch ziehen verlängern oder verkürzen. Alternativ kannst du in den Planungsbereich klicken und in dem Dialog, der sich dann öffnet, die Station und den Zeitraum auswählen, den du einfügen möchtest.
In diesem Dialog kannst du auch einen bereits bestehenden Zeitraum ändern - z.B. die Station oder den Ansprechpartner ändern, den Zeitraum verkürzen oder verlängern und einen Kommentar für das Ausbildungsteam einfügen.
Wenn du mit der Maus über einen Planungszeitraum fährst, siehst du einzelne Abschnitte. In der Regel entsprechen sie einer Arbeitswoche und das Wochenende dient als Abgrenzung der einzelnen Abschnitte. Die Abschnitte bezeichnen wir als Teilzeiträume, den Planungszeitraum insgesamt als Gesamtzeitraum.
Auch die Teilzeiträume kannst du verkürzen oder verlängern: So kannst du einer Nachwuchskraft etwa das Wochenende verlängern oder einen Samstag als zusätzlichen Arbeitstag einplanen.
Während du planst, kannst du dir eine Referenzzeile und die Kapazitäten von Stationen und Ausbildungsorten einblenden lassen.
Wer sieht wen?
Die Planung wird im Ansichtsmodus geöffnet. Ausbildungspersonen ohne Planungsberechtigung haben nur diese zur Verfügung und sehen nur die Nachwuchskräfte in der Namensliste, mit denen sie über Stationen, Qualifikationen oder Gruppen verbunden sind.
Im Profil jedes Teammitglied kannst du folgende zusätzliche Berechtigungen erteilen: