Die Funktion Events kannst du in der Planung für verschiedene Ereignisse nutzen, dabei soll diese Funktion als Unterstützung dienen und dir das Planen erleichtern. Beispielsweise kannst du dir dadurch Ferien und Feiertage einblenden und diese gegebenenfalls in der Planung berücksichtigen oder du lässt dir Termine, wie zum Beispiel Betriebsausflüge oder Messen in der Planung anzeigen.
Eventlisten erstellen
Um die Funktion zu nutzen, musst du sie in den Admin-Einstellungen unter Funktionen aktivieren. Dann taucht der Menüpunkt Events in deiner Menüleiste auf. Rufe den Menüpunkt auf und klicke auf den "Neu-Button", um neue Eventlisten anzulegen.
Jede Event-Liste muss einen Namen zugewiesen bekommen, wahlweise kannst du noch eine Beschreibung hinterlegen. Achte bei der Vergabe des Namens darauf, dass er für dich eindeutig ist. Wenn dein Unternehmen in verschiedenen Bundesländern tätig ist und du die Event-Liste Feiertage einfüge möchtest, dann erstelle für jedes Bundesland eine eigene Event-Liste, damit nichts durcheinander kommt. Als Beispiel erstellen wir die Eventliste Feiertage in NRW.
Nun kannst du händisch Events der Liste hinzufügen. Diese Events können auch mehrere Tage/Wochen umfassen. Für Ferien und Feiertage kannst du auch die Option "Eventlisten" importieren nutzen. Dort sind alle Ferien und Feiertage von Deutschland, Österreich und der Schweiz hinterlegt. Um eine Eventliste zu importieren musst du zunächst das Jahr auswählen, in unserem Beispiel nehmen wir 2025. Dann kannst du dir die gewünschte Eventliste raussuchen, wir nehmen Feiertage in NRW. Du kannst in dem Suchfeld einfach Nordrhein-Westfalen eintippen und schon werden dir alle verfügbaren Listen für das Bundesland angezeigt.
Wähle nun die Feiertage aus und klicke auf "Eventliste hinzufügen". Automatisch werden nun alle Feiertage für NRW für 2025 in der Liste angezeigt. Jetzt noch speichern und du hast deine erste Eventliste erstellt.
Eventlisten können natürlich im Nachhinein verändert oder gelöscht werden. Nur Admins können Eventlisten erstellen, Teammitglieder mit Planungsberechtigung können die Eventlisten in der Planung verwenden und Teammitglieder ohne Planungsberechtigung können sich die Eventlisten in der Planung anzeigen lassen. Außerdem können alle Teammitglieder den Menüpunkt "Events" einsehen und sehen somit alle Eventlisten, sie können diese aber nicht bearbeiten, das können nur Admins.
Eventlisten in der Planung nutzen
Wechsle in die Online-Planung, hier wird dir nun zusätzlich die Funktion Events angezeigt. Wenn du darauf klickst, werden dir alle Eventlisten deines Unternehmens angezeigt.
Wenn du jetzt die Eventliste Feiertage aktivierst - klicke dafür zunächst nur auf das "Auge"- werden dir die Feiertage in einer neuen Zeile angezeigt.
Wenn du mehrere Eventlisten gleichzeitig nutzt, werden diese in der Zeile überlagert. Der Beginn eines Events ist immer durch eine durchgezogene Linie gekennzeichnet und das Ende durch einen gestrichelte Linie. Wenn du mit der Maus über das Event hältst, wird dir dickgedruckt der Name der Eventliste angezeigt und darunter der Name des einzelnen Events, sowie der Zeitraum.
Du kannst dir die Events nicht nur anzeigen lassen, sondern sie auch in der Planung berücksichtigen. Klicke dafür auf das Kalender-Symbol.
Nun werden die einzelnen Events dieser Eventliste wie nicht Arbeitstage behandelt.
Wenn ihr zum Beispiel in euren Admin-Einstellung als Arbeitstage Montag bis Freitag eingestellt habt, dann werden Samstag und Sonntag in der normalen Planung nicht einberechnet, genauso verhält es sich mit Events, die in der Planung berücksichtigt werden.
Deswegen musst du beim Nutzen der Eventslisten immer überlegen, ob die Events die Nachwuchskräfte, die du planen möchtest, betrifft oder nicht. Solange du nämlich aktiviert hast, dass ein Event in der Planung berücksichtigt wird, wirkt sich das auf alle Planungen aus, die du vornimmst.
Tipp: Damit du nicht aus Versehen bei den falschen Nachwuchskräften Events in der Planung berücksichtigst, empfehlen wir dir, nachdem du fertig mit planen der gewünschten Nachwuchskräfte bist, die Funktion "in der Planung berücksichtigen" direkt wieder zu deaktivieren. So kannst du sicherstellen, dass du später nicht bei den falschen Nachwuchskräften dieses Event berücksichtigst.
Beispiel:
Um folgende Nachwuchskräfte geht es:
Paul Pavlov Ausbildungsort Berlin
Lara Sommer Ausbildungsort Paderborn (NRW)
Wir lassen uns die Feiertage von Berlin und NRW in der Planung zunächst nur anzeigen.
Der 09.06.2025 ist sowohl in Berlin, als auch in NRW ein Feiertag, bedeutet, dieser Tag muss bei beiden Nachwuchskräften in der Planung berücksichtigt werden. Denn als Bürokaufleute arbeiten sie nicht an Feiertagen.
Der 19.06.2025 hingegen ist nur in NRW ein Feiertag, bedeutet dieser Tag muss nur bei Lara Sommer in der Planung berücksichtigt werden.
Zuerst planen wir die Nachwuchskraft Paul Pavlov, deswegen aktivieren wir bei der Eventliste "Feiertage Berlin 2025", dass diese in der Planung berücksichtigt wird.
Dann erstellen wir einen Einsatz vom 04.06. bis 23.06. in der Station Versandbüro. Dieser Einsatz umfasst 13 Tage, weil der 09.06. als Feiertag nicht mitgezählt wird.
Nun planen wir die Nachwuchskraft Lara Sommer, dafür deaktivieren wir, dass die Eventliste Berlin in der Planung berücksichtigt wird und aktivieren dies bei der Eventliste Feiertage NRW 2025.
Dann erstellen wir einen Einsatz vom 04.06. bis 23.06. in der Station Controlling. Dieser Einsatz umfasst 12 Tage, weil der 09.06. und der 19.06. als Feiertage nicht mitgezählt werden.
Als letzten Schritt deaktivieren wir auch bei der Eventliste "Feiertage NRW 2025", dass diese in der Planung berücksichtigt wird, damit beim nächsten Planen von eventuell Nachwuchskräften anderer Bundesländer keine Fehler entstehen.