Herzlich Willkommen bei APPRENTIO! 

Nach dem Login in die Web-Anwendung von APPRENTIO siehst du auf deinem Dashboard, welche Beurteilungen anstehen und noch in Bearbeitung sind. du kannst bei den Offenen Beurteilungen direkt zur Bearbeitung eines Formulars wechseln (mehr dazu hier). Hat eine Nachwuchskraft Geburtstag, wirst du daran erinnert. Über die Schaltflächen oben rechts siehst du neue Nachrichten und neue Chats. Du kannst zwischen Deutsch und Englisch wechseln und kommst über die Schaltfläche mit dem Kopf in Dein Profil.

Dein Menü

Nicht wundern! Je nachdem, welche Funktionen von deinem Ausbildungsbetrieb freigeschaltet wurden, enthält deine Menüleiste einige der folgenden Punkte vielleicht nicht. In jedem Fall siehst du unter Stationen die Abteilungen, für die du als Ansprechpartner eingetragen bist, und unter Qualifikationen die Berufe, bei denen du zum Ausbildungsteam gehörst. Wenn du keiner Station oder keinem Beruf als Ansprechpartner zugeordnet bist, siehst du hier nichts. Alle Nachwuchskräfte, für die du zuständig bist, findest du unter Personen (siehe unten). In deinem Belegungsplan kannst du sehen, wer wann in deine Station kommt, ebenso unter Planung (siehe unten).

In deinem Profil (siehe unten) siehst du auf dem Reiter Gruppen außerdem, ob du Mitglied einer Gruppe bist, über die dir weitere Nachwuchskräfte zugeordnet sind.

Den Menüpunkte Import siehst du nur, wenn dies von deiner Ausbildungsleitung freigeschaltet wurde, ebenso den Punkt Berichte.

Unter Berichte findest du eine Status-Übersicht aller Ausbildungsberichte deiner Nachwuchskräfte und kannst unter In Bearbeitung die Berichte prüfen und abzeichnen, die bei dir eingereicht wurden (mehr zum Thema Berichte hier).

Alles Wichtige zum Menü Beurteilungen kannst du hier nachlesen.

Nachrichten und Chat

In APPRENTIO gibt es zwei Wege zu kommunizieren: die internen Nachrichten und den Chat.

Interne Nachrichten werden automatisch versendet (z.B. als Erinnerung an eine zu erledigende Beurteilung, eine Nachwuchskraft, die neu in deine Station kommt etc.). Ausbildungspersonen und Administratoren können aber auch Nachrichten an einzelne oder mehrere Personen versenden, für die sie zuständig sind.

Nutze den Nachrichtenversand als "Broadcast", um schnell und einfach Informationen an einzelne oder Gruppen von APPRENTIO-Nutzer:innen zu versenden.

Über den Filter kannst du einen Verteiler für deine Nachricht zusammenstellen - oder wähle über das Suchfeld einzelne Personen oder Berufe aus. Wichtig: Zu jeder internen Nachricht - egal ob automatisch oder manuell - wird zusätzlich eine E-Mail versendet. Haben die Empfänger:innen die Smartphone-App installiert, bekommen sie dort zusätzlich eine Push-Nachricht.

Wenn du oben rechts auf Nachricht per E-Mail versenden klickst, wird der Verteiler ins BCC einer Nachricht in deinem lokalen E-Mail-Programm (z.B. dein Outlook) übernommen und  du kannst sie dort weiterbearbeiten. Das kann sinnvoll sein, wenn du zusätzlich Dokumente anhängen, deine Nachricht formatieren oder Lesebestätigungen anfordern möchtest. Beachte aber, dass diese Nachricht dann nur in deinem Mailprogramm dokumentiert wird, nicht in APPRENTIO.

Die internen Nachrichten können nur vom Ausbildungsteam versendet und nicht beantwortet werden. Beidseitige Kommunikation zwischen einzelnen Personen und Gruppen - egal ob Ausbilder oder Nachwuchskraft - ist über den Chat möglich (wenn in deinem Unternehmen aktiviert). Hier siehst du unter Automatische Kontakte alle Personen, mit denen du eine Station, Qualifikation oder Gruppe teilst. Weitere Kontakte kannst du über eine Kontaktanfrage hinzufügen.

Die interne Nachrichten und Chatnachrichten siehst du auch in der Mobile App.

Dein Profil

In deinem Profil kannst du Informationen über dich und deinen Werdegang veröffentlichen und angeben, wie deine Nachwuchskräfte und das Ausbildungsteam dich erreichen können.

Unter Einstellungen kannst du dein Passwort ändern, die Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren und festlegen, welche Informationen für Nachwuchskräfte und Ausbildungspersonen in deinem Unternehmen sichtbar sein sollen.

Deine Privatsphäre-Einstellungen

Grundsätzlich sind deine Informationen in APPRENTIO nur innerhalb deines Ausbildungsbetriebs

• für Administrator:innen immer sichtbar,
• für alle Auszubildenden sichtbar, die in deiner Station geplant werden, den Beruf lernen, für den du Ansprechpartner bist, oder die mit dir in derselben Gruppe sind.
• für Ausbildungspersonen in deinem Unternehmen sichtbar, die in derselben Station oder im gleichen Ausbildungsberuf Ansprechpartner sind wie du, oder die mit dir in derselben Gruppe sind.

Dies gilt aber nur, wenn du bei der Einstellung Interne Freigabe (Dein Profil ist für andere sichtbar) Ja angeklickt hast. Ist das nicht der Fall, sehen Nachwuchskräfte und andere Ausbilder:innen nur dein Foto, deinen Namen und deine Funktion. Außerdem ist das, was auf dem Reiter Profil unter Öffentliche Informationen eingetragen wird, immer für andere sichtbar.

Damit deine Profilinformationen generell von berechtigten Personen gesehen werden können, musst du daher hier zustimmen und die Einstellung auf Ja ändern.

Für weitere Informationen - etwa deinen Einsatzplan, deine Kontaktinformationen und deinen Geburtstag - kannst du einstellen, was im Einzelnen für andere sichtbar ist und was nicht.

Neben Informationen zu deiner Person siehst du im Profil, zu welchen Gruppen du von deiner Ausbildungsleitung hinzugefügt wurdest, und wer dort noch Mitglied ist. Unter Dokumente kann dir deine Ausbildungsleitung Informationen einstellen oder von dir hochgeladene Dokumente einsehen.

Unter Dokumente links im Menü siehst du eventuell weitere Dateien, die für alle APPRENTIO-Nutzer:innen in deiner Organisation zur Verfügung gestellt werden.

Wo finde ich meine Nachwuchskräfte?

Über den Menüpunkt Personen kannst du die Nachwuchskräfte sehen, für die du zuständig bist. Du siehst (siehe oben) grundsätzlich nur Azubis, die deine Station durchlaufen (haben), einen Beruf lernen, für den du als Ansprechpartner eingetragen bist, oder die mit dir in einer Gruppe sind. Grundlage dafür ist die in APPRENTIO hinterlegte Planung und die Einstellungen der Personen bei dir im Unternehmen, die APPRENTIO administrieren. Üblicherweise ist das deine Ausbildungsleitung. Wende dich also an diese, falls du keinen Zugriff auf die Personen hast, die du ausbildest.

Die Liste der Personen kannst du nach beliebigen Kriterien filtern. Du siehst hier die wichtigsten Daten zu deinen Azubis und die Station, in der sie heute geplant sind. Du kannst über den Vornamen direkt ins Profil einer Person wechseln oder über das Kalendersymbol in ihren Einsatzplan.

Und wo habe ich eine Übersicht darüber, wer wann bei mir in der Abteilung ist?

Du kannst dir an verschiedenen Orten in APPRENTIO Übersichten deiner Belegung anzeigen lassen. Nicht jede Übersicht ist für jede:n Ausbilder:in gleich sinnvoll - finde einfach die, die am besten für dich passt:

In deinem Profil kannst du über die Schaltfläche Einsatzplan eine listenartige Übersicht sehen, wer in welchem Zeitabschnitt in welcher deiner Stationen ist. Wenn du für mehrere Abteilungen zuständig bist, kann das hilfreich sein.

Ganz wichtig: Die vollständige Planung wird dir angezeigt, wenn du oben rechts Alle Ebenen auswählst. Du kannst aber auch eine Ebene selektieren. So siehst du

- die eigentliche Versetzungsplanung "deiner" Auszubildenden auf der Ebene Stationen

- Seminare, Unterweisungen, externe Workshops, bedarfsorientierte Kurzeinsätze etc. auf Stationen mit Priorität

- Abwesenheiten wie Schultage, Kranktage, Urlaub, Unizeiten etc. auf den Ebenen Schule, Urlaub und Abwesend.

Über die Kalenderfunktion rechts oben kannst du zu einem anderen Datum springen, daneben in eine Wochen- oder Monatsansicht oder in den Vollbild-Modus wechseln. Links oben findest du verschiedene Filter und eine Suche. Die minderjährigen Auszubildenden erkennst du an dem roten Label mit der 18.

Durch Anklicken eines Planungszeitraums werden dir Details angezeigt - vor allem der Beurteilungs-Status: Du siehst, ob die Beurteilung des Zeitraums bereits abgeschlossen ist, noch in Bearbeitung oder noch offen. Klick einfach auf den Link, um mit der Bearbeitung des Beurteilungsformulars zu beginnen oder fortzufahren.

Bitte beachte: Siehst du nicht den Menüpunkt Planung, sondern Planung Neu, ist die Funktion in deinem Unternehmen nicht aktiviert. Du kannst dir die Demo ansehen, diese enthält aber möglicherweise nicht den aktuellen Planungsstand. Unter Planungsansicht siehst du eine Übersicht der tatsächlichen, aktuellen Planung.

Was finde ich wo im Profil meiner Nachwuchskräfte?

Durch Klicken auf den Namen einer Nachwuchskraft an einer beliebigen Stelle in APPRENTIO kannst du direkt in das Profil der Person wechseln. Hier siehst du zunächst die gleichen persönlichen und Kontaktinformationen wie in deinem eigenen Profil.

Falls du keine Kontaktinformationen und nur den Reiter Profil siehst, liegt das an den Privatsphäre-Einstellungen der jeweiligen Nachwuchskraft (siehe oben). Über die Schaltfläche Einsatzplan kannst du ihren individuellen Einsatzplan anzeigen. Ist diese Schaltfläche (und das Kalendersymbol in der Liste der Nachwuchskräfte unter Personen) nicht sichtbar, hat die Nachwuchskraft (oder die Ausbildungskoordinator:innen) ihren Einsatzplan nicht freigegeben.

Auf dem Reiter Portfolio kannst du die Beurteilungen und den Lernzielstand der Person aufrufen. Die Beurteilungen, die zu deinem Zuständigkeitsbereich gehören, kannst du auch öffnen.