Planungsimport durchführen

Verwendest du für die Ausbildungsplanung deiner Nachwuchskräfte nicht das APPRENTIO Online-Planungstool, sondern das Excel-Planungstool? Dann sind diese Informationen für dich wichtig:

Welche Daten werden importiert?

In den Einstellungen kannst du festlegen, von wann bis wann die Planung importiert werden soll. So kannst du in der Planungsdatei bereits eine Grobplanung für die kommenden drei Ausbildungsjahre vornehmen - und die Planungsergebnisse nur bis zum aktuellen Ausbildungsjahr anzeigen lassen.



Wichtig: Es werden immer nur die Arbeitsblätter der Tagesplanung (TP_*) importiert. Die Nachwuchskräfte werden nur dann berücksichtigt, wenn eine Personalnummer (Zahlen, Buchstaben) hinterlegt wurde.

Stationen in der Wochen- oder Tagesplanung unterhalb des Trennbalkens werden NICHT mit importiert und dürfen zwischen der Wochen- und Tagesplanung abweichen.

Die Daten aus dem Arbeitsblatt "Azubis" werden ebenfalls NICHT mit importiert.

 

Normalerweise ist durch unsere Demo-Datei (Auslieferung) alles richtig eingestellt. Jedoch hast du selbstverständlich die Möglichkeit, deine Planungsdatei individuell anzupassen und zu verändern. Damit beim Import alles nach Plan verläuft, haben wir dir eine kleine Checkliste erstellt:

 

Checkliste Excel (was muss ich in der Planungsdatei beachten?):

  1. Alle Namen der Nachwuchskräfte müssen in der Tagesplanung im Format [Nachname], [Vorname] mit Personalnummer hinterlegt sein.
  2. Der dunkle Trennbalken zwischen Nachwuchskräfte und Stationen muss in der Wochen- und Tagesplanung desselben Ausbildungsjahres immer in der gleichen Zeile sein. Wenn in der Wochenplanung bei den Nachwuchskräften weniger Zeilen vorhanden sind, wird z.B. die Zeile mit den KW's als Planung angezeigt und jede KW als einzelne Station in APPRENTIO® importiert.
  3. Die erste Zelle muss zwingend "alle Ausb.-Stationen" heissen.
  4. Wenn du die Namen der Nachwuchskräfte per Formel aus dem Arbeitsblatt "Azubis" übernimmst, darf dies beim Namen oder der Personalnummer nicht zu einem Fehler führen (#BEZUG!).
  5. Prüfe bitte, ob das Datum in der zweiten Zeile in der Tagesplanung stimmt. Das Datum in Zelle F2 muss immer das nächste Datum (Montag) zum letzten Datum der davorliegenden Tagesplanung (Zelle NE2) sein.
  6. Pro Arbeitsmappe (TP_*) müssen genau 52 Wochen vorhanden sein. Rechts von Spalte NE (Sonntag) darf nicht geplant werden und auch kein anderweiter Eintrag vorhanden sein.
  7. Die Kalenderwochen in Zeile 1 der Tagesplanung sind für den Import unerheblich und können bei alten Office-Versionen (< Version 2010) mit einem Fehler angezeigt werden. Dies hat keine Auswirkung auf den Import.

Check APPRENTIO (was muss ich in der Browser-Anwendung beachten?):

Bitte prüfe, ob in den Einstellungen der richtige Import-Zeitraum hinterlegt wurde. Schränke den Zeitraum bei Bedarf ein. Es ist die Jahreszahl des Tabellenblattes gemeint (z.B. Eingabe "2018" für TP_2018 für das Ausbildungsjahr 2018/19.

Jetzt kann es losgehen mit dem Import:

Nachdem du die Planung erstellt hast, importiere das Excel-Tool über den Menüpunkt "Import" in der Browser-Anwendung. Der Import der Planungsdatei kann von Personen mit der Rolle "Administrator" durchgeführt werden. Bei Bedarf kannst du aber auch Ausbildungpersonen berechtigen, Planung zu importieren. Aktiviere dazu im Profil der Person die entsprechende Option auf dem Reiter "Einstellungen".

 



Wie geht es jetzt weiter?

Nach dem Import findest du in APPRENTIO deine Daten an folgenden Orten:


Personen → Nachwuchskräfte

Hier wurden alle Nachwuchskräfte mit einem eigenen Profil angelegt, für die du im Excel-Tool in der Wochen- und (wichtig) Tagesplanung eine Personalnummer angegeben hast. In ihrem Profil findest du neben Namen und Personalnummer das Beginndatum und den Beruf. Hier kannst du nun weitere Daten hinzufügen.


Über den Button Person hinzufügen legst du deine Ausbildungspersonen und bei Bedarf weitere Administrator:innen an.


Stationen → Alle

 Alle Stationen, die du bereits verplant hast, findest mit einem eigenen Profil in APPRENTIO. Sobald du erste Einstellungen oder Informationen hinzugefügt hast, werden sie unter Stationen → Bearbeitet aufgeführt, andernfalls unter Stationen → Unbearbeitet. Wichtig sind etwa die Langbezeichnungen der Stationen, die Ansprechpartner, die Benachrichtigungseinstellungen und die Beurteilungspflicht.


Qualifikationen

Hier findest du deine Ausbildungsberufe und kannst ihnen Einstellungen und Informationen hinzufügen. Über den Button Lernzielkatalog findest du Vorlagen für Ausbildungsrahmenpläne, Lernziele und Kompetenzen, die andere APPRENTIO Anwenderbetriebe bereits erstellt haben.


Und jetzt geht es hier weiter mit der Konfiguration von Workflows in APPRENTIO :-)