Ausbildungspersonen für den Zugriff auf Nachwuchskräfte berechtigen (Infos für Admins)

Hinweis: Dieser Artikel bezieht sich auf den vollen Funktionsumfang von APPRENTIO (Premium-Version). Wenn Du eine Basis- oder Pro-Version hast, sind manche hier erwähnte Funktionen für Dich nicht verfügbar. Mehr dazu findest Du hier.


Um die Anforderungen möglichst vieler Ausbildungsorganisationen mit APPRENTIO abbilden zu können, verfügt APPRENTIO über ein Rollen- und kontextbezogenes Berechtigungssystem. Dieses basiert auf den Prinzipien "Privacy-by-default" und "Privacy-by-Design".

Man benötigt also möglichst wenige Daten, um mit APPRENTIO arbeiten zu können und verfügt zunächst nur über die Berechtigungen, die mit der zugeteilten Benutzerrolle (Bewerbende, Nachwuchskraft, Ausbildungsteam, Admin) verknüpft sind.

Darüber hinaus werden Berechtigungen über den jeweiligen Kontext vergeben. So z.B. über die Verknüpfung einer Person (Nachwuchskraft oder Ausbildungsteam) mit einer Qualifikationen, Stationen (Planung) oder Gruppen. 


Grundlegende Berechtigungen (Benutzerrollen)

Eine Person kann in APPRENTIO eine von vier Rollen innehaben: Sie kann Administrator*in sein, Mitglied des Ausbildungsteams, Nachwuchskraft oder Bewerbende. Den aus der Planung importierten Personen wird automatisch die Rolle der Nachwuchskraft zugewiesen. Personen mit administrativen Rechten können weitere Personen in allen Kategorien anlegen und im Profil einer Person die Rolle ändern.


Administrator:innen

haben entsprechend ihrer Funktion umfassende lesende und schreibende Rechte in Bezug auf alle anderen Personen. Sie können die Profile aller Personen sehen und bearbeiten, alle Beurteilungen und Feedbacks sehen, empfangen alle eingereichten Tätigkeitsberichte und können Berufe, Stationen, Gruppen und Tests anlegen und bearbeiten. Sie haben außerdem Zugriff auf die Auswertungsfunktionen in APPRENTIO und können selbst Beurteilungen durchführen und Berichte annehmen oder ablehnen.


Personen aus dem Ausbildungsteam 

haben Zugriff auf die zentralen Funktionen Berichte und Beurteilungen, auf den Belegungsplan und die Online-Planung sowie auf die Menüpunkte Personen, Stationen und Qualifikationen. Was genau sie in diesen Bereichen sehen und tun können, ist allerdings abhängig davon, welchen Stationen, Berufen und Gruppen sie zugeordnet sind - gibt es (noch) keine Zuordnung, hat eine Ausbildungsperson nur Zugriff auf ihr eigenes Profil.


Nachwuchskräfte 

haben Zugriff auf ihr eigenes Profil und ihre Nachrichten, ihren Einsatzplan und die Funktion Berichte. Sie können grundsätzlich nicht die Profile andere Nachwuchskräfte sehen. (Ausnahme: Im Chat können Nachwuchskräfte andere Nachwuchskräfte in den generierten Kontakten sehen oder ihnen Kontaktanfragen senden, um mit ihnen zu chatten.) Sie können jedoch die Profile der Ausbildungspersonen sehen, die für sie zuständig sind.

(Auf die Rolle "Bewerbende" gehen wir an anderer Stelle ein.)

Privatsphäre-Einstellungen und Profilsichtbarkeit

Jede*r Nutzer*in hat in APPRENTIO ein eigenes Profil, dessen Sichtbarkeit für andere über die Einstellungen selbst gesteuert werden kann.



Ist das Profil auf nicht öffentlich gestellt, sehen zugriffsberechtigte Personen aus dem Ausbildungsteam nur Bild, Namen und Funktion der Person. 

Auf dem Reiter Profil ist zusätzlich das sichtbar, was unter "Öffentliche Informationen" eingegeben wurde. Darüber hinaus werden anderen Personen die freigegebenen Einzelinformationen angezeigt - im Beispiel oben die E-Mail-Adresse und das Geburtsdatum. Bei öffentlichem Profil sind die Informationen auf dem Reiter Profil und die Ausbildungsinhalte (Beurteilungen, Noten, Dokumente etc.) für zugeordnete Personen sichtbar.

Sollen Ausbilder*innen die Ausbildungsinhalte sehen, müssen die Auszubildenden dies also zulassen, indem sie bei "Öffentliches Profil" die Einstellung "Ja" wählen.

Administratoreinstellungen zur Privatsphäre

Welche persönlichen und Kontakt-Informationen die Nachwuchskräfte von sich zeigen oder verbergen, kann ihnen überlassen, aber auch administratorseitig festgelegt werden: Setze dazu in den Administratoreinstellungen unter Privatsphäre ein Häkchen. Jetzt kannst Du festlegen, welche Informationen für das Ausbildungsteam sichtbar sein sollen und welche nicht. Die Nachwuchskräfte haben dann in ihrem Profil nur noch Zugriff auf die Einstellung "Öffentliches Profil".

Den Zugriff des Ausbildungsteams über Stationen, Berufe und Gruppen steuern

Damit eine Ausbildungsperson Zugriff auf die Profile von Nachwuchskräften hat, für die sie zuständig ist - und nur auf diese - muss sie mit diesen Nachwuchskräften über eine Station, eine Qualifikation oder eine Gruppe verknüpft sein. Du kannst also die Rollen in Deinem Ausbildungsteam noch einmal differenzieren:

Ist eine Ausbilderin Ansprechpartnerin oder Anleiterin in einer Abteilung? - Dann füge sie in der entsprechenden Station als Hauptansprechpartner/in oder Weitere Ansprechpartner/in hinzu.


Jetzt kann die Ausbildungsperson das Profil aller Nachwuchskräfte sehen, die diese Abteilung oder dieses Seminar durchlaufen - die Zuordnung ist also planungsabhängig. Für dieselben Nachwuchskräfte hat die Ausbildungsperson außerdem folgende Berechtigungen:

Sie kann Beurteilungen erstellen. Für beurteilungspflichtige Stationen werden anstehende Beurteilungen auf ihrem Dashboard angezeigt und sie erhält Erinnerungen. Sie kann stationsbezogene Beurteilungen anderer Beurteiler im Profil "ihrer" Nachwuchskräfte öffnen, aber auch während der Erstellung einsehen und mit anderen Beurteilern gemeinsam bearbeiten. Und sie erhält automatische Benachrichtigungen, wenn eine "ihrer" Nachwuchskräfte in ihre Station wechselt.

Sie kann außerdem Dokumente in die Profile einstellen und dort vorhandene Dokumente öffnen, den Lernzielstand und die Schul- und Prüfungsnoten einsehen, Notizen hinterlegen und einsehen und sehen, in welchen Gruppen eine Nachwuchskraft ist. Wenn freigegeben, kann sie den Einsatzplan der Nachwuchskraft einsehen. (Diese Berechtigungen haben auch die Ausbildungspersonen, die über eine Qualifikation oder eine Gruppe mit einer Nachwuchskraft verknüpft sind.)

Ist eine Ausbildungsperson Fachausbilder oder Ansprechpartner für einen bestimmten Beruf? - Dann füge ihn in der entsprechenden Qualifikation zum Ausbildungsteam hinzu.


Er hat jetzt Zugriff auf die Profile der Nachwuchskräfte, die diesen Beruf lernen - sie werden beim Import automatisch dem Beruf hinzugefügt. Er kann stationsübergreifende Beurteilungen für die Nachwuchskräfte erstellen - etwa Halbjahresbeurteilungen. Und er kann die Tätigkeitsberichte "seiner" Nachwuchskräfte empfangen, annehmen oder zurückweisen (dies können neben dem Ausbildungsteam der Qualifikation nur die Administratoren).

Du kannst eine Ausbildungsperson auch für eine genau bestimmten Gruppe von Auszubildenden  berechtigen. In diesem Fall hat sie - neben dem Zugriff auf die Profile der Nachwuchskräften - die Berechtigung, stationsübergreifende Beurteilungen zu erstellen und einzusehen.

Selbstverständlich können diese Zuordnungen auch kombiniert werden. Hier siehst Du das Berechtigungssystem noch einmal in einer Übersicht: