Archivieren, Anonymisieren und Löschen von (Nutzer-) Daten

Archivieren

Im ersten Schritt können PersonenStationen oder Qualifikationen archiviert werden, sind dadurch aus allen Ansichten und Zuordnungen entfernt, können aber aus dem Archiv mit allen Daten wiederhergestellt werden. Das Archiv findet Ihr jeweils rechts oben unter dem jeweiligen Menüpunkt.

Im Personen-Archiv kann durch Aufklappen angezeigt werden, welche Daten mit dem archivierten Element verknüpft sind und mit dem Element gelöscht werden würden.


Bei den archivierten Qualifikationen wird ebenfalls angezeigt, welche Daten verknüpft sind...

... und bei den Stationen natürlich auch.


Wiederherstellen oder Löschen

Über den entsprechenden Button im Archiv kann eine Person, Station oder Qualifikation vollständig wiederhergestellt werden - oder endgültig gelöscht.

 

Personen anonymisieren

Personen können alternativ anonymisiert werden. Dadurch bleiben Ausbildungsinhalte der Personen wie Noten und Beurteilungen, Testergebnisse oder Feedbacks erhalten. Auch die Zuordnung zum Ausbildungsjahr und -beruf bleiben gespeichert. Entfernt werden alle persönlichen Daten (Name, Geburtsdatum, Personalnummer und Kontaktdaten).


Im nächsten Schritt werden wir Euch auch ermöglichen, die Daten der anonymisierten Personen mit auszuwerten (z. B. Testergebnisse, Beurteilungsergebnisse etc.). 

 

Stationen zusammenführen

Auch Stationen könnt Ihr zunächst archivieren, ggf. wiederherstellen oder im zweiten Schritt löschen. Alternativ kann eine Station mit einer anderen zusammengeführt werden.


Alle Ausbildungspersonen unter "Weitere/r Ansprechpartner/in" werden der Zielstation hinzugefügt, ebenso die Dokumente, Feedbacks und zugeordneten Lernziele.

Alle anderen Informationen auf dem Reiter "Allgemein" (wie die Langbezeichnung, der Farbcode, die Einstellungen zur Beurteilungspflicht etc.) und die Hauptansprechpartnerin werden durch die Daten der Zielstation ersetzt und können dort bei Bedarf weiter angepasst werden.



Was passiert beim nächsten Planungsimport? (Nur relevant, wenn ihr das Excel-Planungstool verwendet)

Folgendermaßen vermeidet man, dass archivierte, anonymisierte oder gelöschte Personen oder Berufe oder zusammengeführte Stationen beim nächsten Import wieder hochgeladen werden:

Nutzt die Funktion "Suchen und Ersetzen", stellt den Suchbereich auf "Arbeitsmappe" und setzt ein Häkchen bei "Nur ganze Zellen suchen". Tragt dann bei "Suchen nach" die alte (Kurz-) Bezeichnung ein und bei "Ersetzen durch" die neue.

Mehr dazu findet Ihr hier.


Und unser Support-Team ist bei Fragen wie immer unter 040 609 444 32 zu erreichen :-)