Berichtshefte online erstellen (Infos für Admins)

Hinweis: Diese Funktion ist verfügbar in den Versionen PRO und PREMIUM.

Mit der Funktion "Berichte" können alle Nachwuchskräfte sehr einfach die Arbeits- und Lerninhalte während Ihrer Ausbildung beschreiben, von ihren Ausbildungspersonen bestätigen lassen, zur Vorlage bei Prüfungsgremien zusammenfassen, die Dauer der Tätigkeiten dokumentieren und Tätigkeiten mit den Lernzielen verknüpfen, die für diese Stationen hinterlegt sind.

Im Portfolio der Nachwuchskraft wird auf der Grundlage der Berichte der aktuelle Lernzielstand dargestellt. Damit wird der Lernfortschritt in jedem Ziel für Nachwuchskräfte und Ausbildungspersonen nachvollziehbar.

Administratoren und Ausbilder*innen haben eine Übersicht über den Bearbeitungsstand der Berichtshefte und die Möglichkeit, eingereichte Berichte strukturiert digital zu bearbeiten.

Administrator-Einstellungen für Berichte

Für jeden Ausbildungsberuf kannst Du als Administrator*in zwischen drei unterschiedlichen Formen des Berichtshefts wählen - dem Tages-, Wochen- oder Monatsbericht. In der Default-Einstellung werden Einzeltätigkeiten tageweise beschrieben, zu einer Wochenansicht zusammengefasst und wochenweise bei den Ausbilder*innen eingereicht. Du kannst als Administrator*in aber für einen Ausbildungsberuf auch festlegen, dass für eine Kalenderwoche oder auch einen Monat ein zusammenhängender Text erstellt werden soll. Wechsele dazu unter Qualifikation→ Einstellungen im Bearbeitungsmodus zur gewünschten Ansicht.

Ein nachträglicher Wechsel zwischen Tages-, Wochen- und Monatsbericht ist möglich: Wenn es bereits Berichte gibt, die in der Tagesansicht erstellt wurden, bleiben diese nach dem Ändern des Berichtszeitraums in der bisherigen Ansicht erhalten.

Tätigkeiten dokumentieren

Über Berichte → Tätigkeiten → Tätigkeiten buchen legen Nachwuchskräfte Ihre Tätigkeiten in der aktuellen Station an. Jede Tätigkeit enthält den Ort, den Zeitraum (Datum, KW oder Monat), die Zuordnung eines oder mehrerer Lernziele, die Dauer in Stunden und eine Beschreibung der Tätigkeit.

Über das Drop-Down-Menü Anwesenheit können auch Abwesenheiten wie z.B. Urlaub oder Krankheit, über das Drop-Down-Menü Ausbildungsort neben Tätigkeiten im Betrieb auch Schultage oder überbetriebliche Tätigkeiten dokumentiert werden. Zusätzlich kann pro Tätigkeit ein Dokument angehängt werden - z.B. eine Grafik oder ein zusätzliches Textdokument.


Es ist grundsätzlich möglich, für denselben Zeitraum bzw. dasselbe Datum mehrere Tätigkeiten zu buchen. Das kann z.B. sinnvoll sein, wenn Deine Nachwuchskräfte prinzipiell monatlich eine Ausarbeitung zu dem Projekt abliefern sollen, an dem sie gerade arbeiten - zusätzlich sollen sie aber dokumentieren, wieviele Stunden sie im Laufe des Monats auf einzelne festgelegte Tätigkeiten verwendet haben. Ebenso können Nachwuchskräfte, die Tätigkeiten für Einzeltage dokumentieren sollen, für einen Tag mehrere Tätigkeiten mit jeweils eigener Zeitbuchung und differenzierten Verknüpfungen zu Lernzielen speichern.

Im Textbereich für die Beschreibung können auch längere Texte (bis zu 65.000 Zeichen) erfasst und mithilfe der Editor-Symbole gegliedert und formatiert werden. So können Deine Nachwuchskräfte hier z.B. wöchentliche Tätigkeiten übersichtlich dokumentieren, aber auch ausführliche monatliche Berichte zu ihren aktuellen Projekten einreichen.


Zusammenstellen und Einreichen der Tätigkeiten

Die Einstellung des Berichtszeitraums legt auch fest, für welchen Zeitraum Berichte bei der Ausbildungsperson eingereicht werden. In der Tages-Ansicht wird für jede Tätigkeit automatisch ein Kalenderwochen-Zeitraum generiert. Nachfolgend gebuchte Tätigkeiten werden einer schon bestehenden oder neu generierten Kalenderwoche zugeordnet. Eine vollständig dokumentierte Kalenderwoche wird dann über Bericht einreichen der Person aus dem Ausbildungsteam zugesandt, die im Drop-Down-Menü ausgewählt wurde.

Im Drop-Down-Menü "Einreichen bei" erscheinen die Ausbildungspersonen, die der Qualifikation oder der aktuellen Station als Ansprechpartner zugeordnet sind. Sind keine Ansprechpartner zugeordnet, erscheinen stattdessen die Administrator*innen.


Nach dem Einreichen kann der entsprechende Zeitraum nicht weiter bearbeitet werden, d.h. es können keine Tätigkeiten mehr hinzugefügt oder entfernt werden. 

Ausnahme: Die Ausbildungsperson lehnt den Bericht ab. In diesem Fall wird er bei der Nachwuchskraft wieder im Bearbeitungsmodus angezeigt und kann erneut eingereicht werden. Ein angenommener Bericht ist final und nicht mehr änderbar.

Ist für eine Qualifikation die Wochen-Ansicht für die Berichte festgelegt, wird ebenfalls jeder Wochenzeitraum eingereicht, bei der Einstellung "Monats-Ansicht" jeder Monats-Zeitraum.

Verknüpfung von Lernzielen

Damit die Nachwuchskraft Lernziele für die einzelnen Tätigkeiten auswählen kann, müssen diese zuvor durch eine*n Administrator*in unter Qualifikation → Lernzieleeingepflegt werden. Dann werden sie nach dem Klick auf den Button Lernziele angezeigt und können "abgehakt" werden.


Wichtig zu wissen: Die Nachwuchskräfte geben die Dauer der Tätigkeit in Stunden an. Deshalb wird  bei der Anlage der Lernzielkataloge in APPRENTIO ebenfalls ein Stundenwert für jedes einzelne Lernziel erfragt.

Berichte bestätigen

Die Personen aus dem Ausbildungsteam sehen die eingereichten Berichte unter Berichte → In Bearbeitung.


Über die Lernziel-Schaltflächen kann die Ausbildungsperson auch einsehen, welche Lernziele die Nachwuchskraft ihren Tätigkeiten zugeordnet hat.

Der Bericht kann angenommen oder abgelehnt werden. Dabei kann ein Kommentar mitgesendet werden. Wird er abgelehnt, bleibt er unverändert bei der Nachwuchskraft, kann weiterbearbeitet und erneut eingereicht werden. Solange der Bericht nicht bestätigt wurde, kann der Kommentar geändert, überschrieben oder gelöscht werden. Wird der Bericht bestätigt, bleibt der zuletzt eingegebene Kommentar erhalten und wird dauerhaft im Bericht angezeigt.

Neu: Administratoren und Ausbilder*innen sehen den Status der Berichte aller Nachwuchskräfte außerdem in einer Übersicht:


Lernfortschritt nachverfolgen

Die in den angenommenen Berichten verknüpften Lernziele werden jetzt im Profil der Nachwuchskraft (Mein Profil → Portfolio → Lernziele) differenziert dargestellt. So wird der Entwicklungsfortschritt sichtbar.


Berichtsheft erstellen

Im Menüpunkt Berichte → Berichtsheft sieht jede Nachwuchskraft alle bisher erstellten und bestätigten Berichte zusammengefasst zu einem Berichtsheft.


Dieses lässt sich zur Vorlage bei einer Prüfungskommission oder anderen Ansprechpartnern mit einem Klick exportieren, mit einer Urheberschaftserklärung versehen und von weiteren Personen (z.B. Erziehungsberechtigten) abzeichnen. Die digitalen Bestätigungen durch die Ausbildungspersonen werden automatisch ins Berichtsheft übernommen. Die Anhänge, die einzelnen Berichten hinzugefügt wurden, werden dem Berichtsheft beim Export ebenfalls angefügt.