Hinweis: Dieses Feature ist - in jeweils unterschiedlichem Umfang - Teil der Pro- und Premium-Lizenz. Mehr dazu findest du hier in der Funktionsübersicht ganz unten auf der Seite - oder ruf gern unser Service-Team an.
Wir erstellen auf Anfrage und nach Vorgabe unserer Anwenderinnen und Anwender digitale Beurteilungs-Vorlagen für alle Stationen des Ausbildungsgangs. Die Beurteilungen werden von den Mitgliedern des Ausbildungsteams bei Bedarf oder auch regelhaft in Form von Pflichtbeurteilungen erstellt und können von den Nachwuchskräften kommentiert und bestätigt sowie von Administrator:innen ausgewertet werden.
Workflow konfigurieren
Unter Einstellungen → Workflow findest du mehrere Einstellungen, mit denen du als Administrator:in den Ablauf und die Kontrolle des Beurteilungsprozesses in deinem Ausbildungsbetrieb steuern kannst. Dazu gehören
- der Zeitraum, ab dem eine Station beurteilungspflichtig wird (kürzere Zeiträume werden ignoriert),
- der Zeitpunkt, ab dem ein Stationseinsatz frühestens beurteilt werden kann (abhängig vom Ende des Einsatzzeitraums), und
- der Zeitpunkt, zu dem die zuständige Ausbildungsperson an eine anstehende oder überfällige Beurteilung erinnert werden soll.
Zusätzlich kannst du die Nachwuchskräfte erinnern, dass sie den Erhalt einer Beurteilung noch nicht bestätigt haben. Und du kannst festlegen, dass Einsatzzeiträume vor einem bestimmten Datum nicht zur Beurteilung vorgeschlagen werden sollen (siehe unten unter Rücklaufkontrolle).
Damit APPRENTIO die Zeiträume für planungsbasierte Pflichtbeurteilungen korrekt berechnen und die Beurteiler:innen erinnern kann, sind drei weitere Einstellungen erforderlich:
- Setze in einer Station ein Häkchen bei Beurteilungspflichtig, wenn Einsätze in dieser Station automatisch zur Beurteilung vorgeschlagen werden sollen.
- Lege unter Einstellungen → Workflow fest, wie lange ein Einsatz in einer beurteilungspflichtigen Station mindestens dauern muss, damit APPRENTIO Einplanungen von wenigen Tagen nicht zur Beurteilung vorschlägt.
- Markiere Stationen, durch die Beurteilungszeiträume nicht unterbrochen werden sollen (z.B. Schule, Krank, Prüfungvorbereitung, Urlaub etc.). APPRENTIO schlägt dann den Gesamtzeitraum zur Beurteilung vor (wenn du mit dem Excel-Tool planst). ODER
- Plane Einsätze, durch die Beurteilungszeiträume nicht unterbrochen werden sollen, auf der Ebene Stationen mit Priorität (z.B. bedarfsorientierte Kurzzeiteinsätze, Messen, Exkursionen, Workshops, Unterweisungen etc.) oder auf den Ebenen Schule, Urlaub und Abwesend (wenn du online planst).
Gemäß diesen Einstellungen werden Beurteilungen zum richtigen Zeitpunkt und mit den richtigen Daten bei den zuständigen Beurteiler:innen angezeigt und es werden wie festgelegt Erinnerungen versendet.
Beurteilungen erstellen
Mitglieder des Ausbildungsteams können jeweils die ihnen zugeordneten Nachwuchskräfte beurteilen.
Das kann auf mehreren intuitiven Wegen geschehen:
Über das Dashboard, die Übersicht der Planung oder den Belegungsplan, wenn Stationseinsätze beurteilt werden sollen.
Und über den Menüpunkt Beurteilungen → Beurteilen, wenn der allgemeine Ausbildungsfortschritt beurteilt werden soll - z.B. im Rahmen von Probezeit- oder Jahresgesprächen.
Die ersten drei Wege ermöglichen es euch und euren Ausbildungspersonen besonders komfortabel, alle anstehenden, begonnenen und abgeschlossenen Beurteilungen im Blick zu behalten und zu bearbeiten.
Stationseinsätze beurteilen
1. Über das Dashboard
Der einfachste Weg zum Einstieg in die Beurteilung eines beurteilungspflichtigen Einsatzzeitraums ist die Übersicht auf dem Dashboard. Hier zeigt APPRENTIO den Mitgliedern des Ausbildungsteams eine Übersicht ihrer offenen Beurteilungen und der Beurteilungen in Bearbeitung an.
Unter Offene Beurteilungen erscheinen zu beurteilende Einsatzzeiträume, sobald sie abgelaufen sind. Ihr seht hier auch, seit wann diese Beurteilungen fällig sind.
Zeiträume unter Offene Beurteilungen können über den Button Ausblenden entfernt werden, wenn sie nicht mehr beurteilt werden sollen. Wenn du Planung für vergangene Ausbildungsjahre in APPRENTIO hast, in denen Beurteilungen bereits außerhalb von APPRENTIO erstellt wurden, kannst du unter Einstellungen → Workflow aber auch global ein Startdatum festlegen. Zeiträume vor diesem Datum werden dann nicht mehr vorgeschlagen.
2. Über das Planungstool
Beurteilungen können auch direkt aus dem Online-Planungstool heraus
erstellt werden. Klick auf einen Planungszeitraum: Hier siehst du bei
beurteilungspflichtigen Stationen den Status der Beurteilung (ausstehend, in Bearbeitung oder abgeschlossen). Klick auf den Text, um das Formular aufzurufen und zu bearbeiten.3. Über den Belegungsplan
Um eine Pflichtbeurteilung zu erstellen, gibt es einen zusätzlichen Weg über den Belegungsplan.
Auch hier können Beurteilungen auch schon vor Ende des Stationszeitraumes bearbeitet werden - entsprechend eurer Einstellung unter Einstellungen → Workflow.
Klickt man im Belegungsplan einen Stationszeitraum an, werden rechts vom Kalender die Nachwuchskräfte angezeigt, die in diesem Zeitraum in dieser Ausbildungsstation gearbeitet haben. An dem kleinen "Zettel-Button" erkennst du den Status der jeweiligen Pflichtbeurteilung.
Auch hier zeigt die Farbe des Symbols den Status der Beurteilung an. Ein Klick auf die Schaltfläche öffnet das Formular zur Erstellung, Bearbeitung oder Ansicht.
Grundsätzlich können Beurteilungen vom Ausbildungsteam gemeinsam bearbeitet werden: Ein Beurteilungszeitraum wird allen Ausbildungspersonen angezeigt, die für die beurteilte Person zuständig sind. Ein zwischengespeichertes Formular kann von derselben oder einer anderen Ausbildungsperson weiterbearbeitet werden. Als Beurteiler im Formular eingetragen wird immer die Person, die nach Fertigstellen der Beurteilung auf Abschließen klickt.
Wichtig zu wissen: Für jeden Einsatzzeitraum kann nur eine Beurteilung erstellt werden - sofern die Beurteilung mit einer Station verknüpft ist. Eine nicht planungsbasierte Beurteilung kann natürlich auch parallel zu planungsbasierten Pflichtbeurteilungen über Beurteilungen → Beurteilen erstellt werden.
Und noch ein Hinweis: Bei Bedarf kann das Abschließen von Beurteilungen den Administratoren vorbehalten werden. So können Ausbilder:innen die Beurteilung - auch gemeinsam - erstellen und speichern, sie wird aber erst nach Einsicht der Ausbildungsleitung von dieser abgeschlossen und an die beurteilte Nachwuchskraft versendet. Diese Option findest du unter Einstellungen → Berechtigungen.
Ausbildungsfortschritt beurteilen
Über den Menüpunkt Beurteilen können Beurteilungen erstellt werden, die nicht auf einen Abteilungseinsatz bezogen sind, etwa Probezeit- oder Jahresbeurteilungen. Hattest du zuvor bereits mit der Beurteilung begonnen und das Formular zwischengespeichert, kannst du es unter Formulare in Bearbeitung aufrufen. Sonst wähl einfach die zu beurteilende Nachwuchkraft aus, klick das Formular an, mit dem du die Beurteilung vornehmen möchtest und stell einen Beurteilungszeitraum ein.
Eine Station kann hier nicht ausgewählt werden. Daher können nur Ausbildungspersonen, die einer Qualifikation oder Gruppe zugeordnet sind, solche nicht stationsbezogenen Beurteilungen erstellen und einsehen.
Wichtig zu wissen: Wenn zuvor unter Einstellungen → Workflow konfiguriert, können unter Zeitraum bis auch in der Zukunft liegende Tage ausgewählt werden. Tage, die weiter in der Zukunft liegen, als in den Einstellungen angegeben, sind im Datumsfeld nicht aktiv.
Rücklaufkontrolle für planungsbasierte Pflichtbeurteilungen
Durch den automatischen Beurteilungs-Workflow "überwacht" APPRENTIO, welche beurteilungspflichtigen Einsätze bereits beurteilt wurden und welche noch offen oder in Bearbeitung sind. Ist ein Zeitraum noch nicht beurteilt, wird er ab dem Ende des Einsatzzeitraums unter Offene Beurteilungen angezeigt.
Das gilt auch, wenn noch ein Teilzeitraum offen ist - etwa wenn der Beurteilungszeitraum angepasst wird (siehe unten) und damit nicht mehr dem Planungszeitraum entspricht. Das kann gewollt sein, z.B. wenn ein:e Beurteiler:in nach einem Teil des Zeitraums die Abteilung verlässt und der Rest des Einsatzes von einer Kollegin beurteilt werden soll. Es kann auch unbeabsichtigt passieren. In jedem Fall wird APPRENTIO alle noch nicht beurteilen Einsatzzeiträume in beurteilungspflichtigen Stationen zur Beurteilung vorschlagen.
Über den Reiter Beurteilungen in Bearbeitung auf dem Dashboard ist ein direkter Einstieg in die Weiterbearbeitung eines zwischengespeicherten Formulars möglich. Über den Button Alle Anzeigen auf beiden Reitern kommt man jeweils in die Gesamtliste.
Im Falle der Beurteilungen in Bearbeitung ist das die Liste Beurteilungen → Übersicht, die auch über das Menü aufgerufen werden kann. Hier sehen Administrator:innen und Ausbildungspersonen - je nach Berechtigung - also alle (ihre) Beurteilungen, die bereits bearbeitet wurden oder gerade werden, in einer durchsuchbaren und sortierbaren Liste.
Hier können sich insbesondere Administrator:innen jederzeit einen Überblick über den Bearbeitungsstand verschaffen, sortiert und gefiltert nach Beurteiler:innen, Stationen, Nachwuchskräften, Zeitraum und Status.
Die Gesamtliste der Offenen Beurteilungen kann ebenfalls über das Dashboard oder über Beurteilungen → Offenen Beurteilungen aufgerufen werden.
Beurteilungszeitraum anpassen
In jedem Formular kann der zu beurteilende Zeitraum nachträglich angepasst werden, solange die Beurteilung nicht abgeschlossen wurde. So ist es möglich, sie beispielsweise auf mehrere Ausbildungspersonen zu verteilen, die eine Nachwuchskraft während des Stationsaufenthalts begleitet haben. Ändert sich die Dauer eines Stationsaufenthalts nachträglich, kann das ebenfalls hier erfasst werden.
Wichtig zu wissen:
‼︎ Planst du mit dem Excel-Tool, können die Beurteilungszeiträume tageweise geändert werden. Wird die Einsatzdauer für einen bereits abschließend beurteilten Zeitraum nachträglich verlängert, erzeugt das eine neue offene Beurteilung. Wird ein schon beurteilter Zeitraum nachträglich über einen Planungsimport verkürzt, kann der darüber hinausgehende Zeitraum nicht erneut beurteilt werden.
‼︎ Planst du online, erfolgt die Änderung der Beurteilungszeiträume entsprechend der Teilzeiträume (was es mit Gesamt- und Teilzeiträumen auf sich hat, kannst du hier nachlesen). Ein Planungszeitraum, der bereits beurteilt wurde, kann nicht nachträglich geändert werden.
Beurteilungen erhalten
Die abgeschlossene Beurteilung wird jetzt auf dem Dashboard der Nachwuchskraft angezeigt. Die Nachwuchskraft erhält zusätzlich eine Nachricht mit der Aufforderung, die Beurteilung zu bestätigen.
Mit der Bestätigung der Nachwuchskraft wechselt der Status der Beurteilung von "Abgeschlossen" auf "Bestätigt", der Beurteilungsvorgang ist damit finalisiert und die Beurteilung kann ausgewertet werden.
Beurteilungen auswerten
Aus der Administrator-Rolle heraus können alle Beurteilungen ausgewertet werden. Diese Funktion findest du unter Beurteilen → Ausw. Beurteilungen. Dabei können Kriterien beliebig ausgewählt und geclustert werden. So können zum Beispiel die Beurteilungen einer ausbildenden Person, eines bestimmten Berufes oder eines Ausbildungsjahrgangs evaluiert werden.
Beurteilungen in den Profilen der Nachwuchskräfte
Nachwuchskräfte finden ihre Beurteilungen in ihrem Profil unter Portfolio. Hier können sie natürlich auch von den zuständigen Ausbildungspersonen und den Administrator:innen eingesehen werden.